さらなる事業展開を計画してオフィス移転を行ったときは、移転完了後すぐにでも営業を再開させたいところですが、慌てることは厳禁です。あらかじめ立ててあった移転計画をもう一度見直してみると、「最後の仕上げ」があることに気付くはずです。今回はその仕上げの中でも、税務署に対して提出すべき書類にはどういったものがあるのか、そして具体的な提出の仕方などを検証していきます。
まずそもそも、なぜオフィスを移転させるときに必要書類を関係各庁に提出しなければならないのか、その意味合いを考えていきましょう。
一番わかりやすい例として、あなたが個人的に引越しをする場面を想像してみてください。ただ単に荷物を新しい住居に移すだけで完了というわけにはいかない、ということは引越しの経験のある人ならよく理解できることでしょう。もし固定電話を持っていたら、場合によっては電話番号の変更手続きを行わなければならないでしょうし、住所変更の届け出もしなければなりません。その他各種手続きを煩わしく感じたとしてもきちんと行わないと、特に生活、経済面において何かと不便なシチュエーションが訪れるかもしれません。
企業に関してもそれは同様であり、個人的なものに比べ、別格と言えるほどの重要性があります。住所や電話番号の変更申請はもちろん、税金や社会保険に関する届出や申請も行わなければならないのです。しかも、総務などで一手に引き受けてくれる場合ならともかく、そうした手続きに関する専門の部署がない場合は、従業員などが本来の仕事の合間に行わなければなりません。更にその期限は大体において比較的短い場合が多く(すべてを2週間以内くらいに済ませる必要がある)、特に税務署の届出手続きに関しては、移転後すぐに行わなければならない場合もあるので注意が必要です。
移転が完了した後に、税務署に提出する書類は大きく分けて2種類ありますが、まず紹介するのは「異動事項に関する届出書」です。
この届出に関しては実に様々なカテゴリーがあります。納税地、資本金額等の異動を届け出る、といったものが主要となり、その他にも場合によっては代表者の変更や、商号もしくは名称の変更があった時、さらには事業年度などの変更や支店・工場を移転した時にも届出、手続が必要となります。これは法人税法によりその手続き根拠が定められたものとなっているのです。
さて、それでは具体的にどのように手続きにまで至ればよいのか、検証していきましょう。
まず書類ですが、税務署に取りに行くのが一般的な方法となっているものの、オフィス内にインターネット環境が整っていれば、国税庁のホームページからダウンロードをし、プリントアウトしてそれに記入することも可能です。主要な記入事項を漏れなく全て記入し、最後に押印をして、税務署に提出しましょう。記入の際に注意するべきことは、住所、そして納税地に関しては移転後のものを記入し、中段にある異動事項の項目には本店所在地変更の他、代表者の住所変更がある場合は併せて記入しましょう。
税務署への提出書類で、2番目に必要となってくるのは「給与を支払する事務所等に関しての開設・移転・廃止届出書」と呼ばれるものです。この書類も、先ほど挙げた異動に関する書類と同様に、国税庁のホームページから書類をダウンロードして使用できるので、税務署に赴く時間のない人は積極的に利用しましょう。
この届出は、給与の支払者たる会社が国内で給与の支払いを行うとき、それに関連する諸手続き(一か月の支払額の計算など)を行う事務所が異動した時に必要となるものです。同じ市区町村エリアで異動した場合は所轄の税務署のみに書類を届け出るだけで済みますが、違う市区町村エリアに異動する場合には、異動元と異動先、両方の税務署に届け出なければならないので、その点は注意しましょう。
届出書類の書き方としては、異動前と異動後における必要事項をそれぞれ記入するようにします。その際、変更(異動)がない事項でも念のため記入しておくのが無難です。そしてこの書類に関しても、最後に1か所押印するところがあるので、忘れないようにします。また、書類に不備があり、いざ税務署に赴いたものの手続が滞ってしまってはいけないので、記入漏れがないか、最終確認は怠らないようにしましょう。
2種類の書類において必要事項を全て記入し、「いざ提出！」の段階になったらどのようにすれば良いのかを最後に検証していきましょう。提出の方法には主に3つの手段があります。
最も一般的な方法としては、税務署の窓口に直接持っていく、というものです。自分の所轄の税務署がどこにあるのかを調べたうえで赴きましょう。国税庁のホームページでは、都道府県ごとにどこの税務署に赴けばいいのか、その住所と電話番号が一覧の形で載っているので、それを参考にするのも良いかもしれません。
2つ目の方法としては、郵送があります。必要事項を記入し、封筒に入れてポストに投函します。そして一般の郵便にも言えることですが、提出の際には封筒に「異動届出書在中」などと赤い色などで目立つように書いておくと、税務署に届いた後でも速やかに手続きを行ってくれる可能性も高いです。
最後に挙げる方法は、e-taxです。これは国税庁が立ち上げた納税専用サイトであり、個人が特定の時期に確定申告をする際に、税務署に赴く手間を省けるというメリットがあります。もちろん今回テーマとなっている、企業の異動の最終段階として必要となる2種類の書類の提出においても、e-taxで代用することができます。様々な方法をうまく活用し、滞りなく手続きを行いましょう。
いかがでしたか。税務署に提出するべき、異動に関する書類は大まかに分けて2種類あります。必要書類の獲得手段、そして提出の方法にいたるまで、特に国税庁のホームページでは詳しく説明されているので、そこも参考にして手続きしても良いでしょう。
