オフィス移転に関しては、移転がよほど小規模なものでない限り、従業員のみで完了させるのは至難の業です。そこで登場するのが専門業者の存在。彼らの力無くしては思うように移転を完了させることはできない、といっても過言ではないでしょう。今回は、オフィス移転に関わる2大専門業者の存在を明らかにするとともに、どのような選び方をすれば良いのかを検証していきます。

最適なオフィスを見つけ出してくれる仲介業者

オフィスを移転する時に、当然のことながら新オフィスに適した物件をあらかじめ見つけておくことは重要な作業となります。自分たちで見つけ出すことももちろん可能ですが、オフィス移転という作業は、場合によっては半年以上かかることもある大きなイベントです。並行して行う業務のことも考えると、片手間でやるよりは仲介業者にお任せした方がベターと言えるでしょう。彼らであれば、豊富な物件紹介の事例を有しており、その経験値から最適な場所を選んでくれます。そして抑えておくべきポイントとしては、同じ仲介業者でもそれぞれにおいて「得意分野」があるということです。それを前提として、オフィスの事業内容、立地条件などを考慮して選択すれば、よりスムーズな移転も可能となるでしょう。以下にその具体的な得意分野を挙げていきます。
・ベンチャー企業やIT企業など、新たに事業を興そうとしている企業のオフィスに関して深い専門性を有している業者
移転に際して発生するコストを抑えるノウハウをもっているので、初めてで不安な時でも的確なアドバイスをしてくれることでしょう。
・特定の地域に関して深い専門性を有している業者
例えば、渋谷や新宿と言った特定のエリア事情に詳しく、そうしたエリアにオフィスを移転させようとしている企業の心強い味方になってくれます。
・特定の物件に関して深い専門性を有している業者
居抜き物件など、希少性の高い物件に関しての情報量が多い業者に関しては、特定の業種の企業にとって相談もしやすいといえるでしょう。
こうした得意部門を有している業者の見極めが、スムーズなオフィス移転には欠かせない要素となります。

新オフィスへの移動には欠かせない！引越し業者

物件を選んだらいざ引越し！となるわけですが、必要最低限の荷物しかないならともかく、従業員だけでは中々重労働な作業となってしまいます。そこで登場するのが、引越し業者という存在。ある程度書類やオフィス家具をまとめつつ、運搬作業は彼らにおまかせすることが最も効率的なオフィス移転につながります。
引越し業者といっても、大まかな流れは個人で行う引越しと同じ感覚でとらえて何ら差し支えありません。しかしながら、個人とは違い企業の引越しは大規模で行われるものです。業務再開に支障の出ないよう、引越しにかかるコスト面、所要時間、業者のサービスや効率の良さなどの「品質」といった側面から、スムーズに行ってくれそうな業者をあらかじめ探しておくようにしましょう。
もう少し具体的に見ていくことにします。まず、「良い業者である」と判断できる材料としては、引越しスケジュールや梱包すべきオフィス用家具などの数など、正確な日付、数値というものを、見積もり表とともに細かい工程表という形で提出してくれる業者です。
また、新オフィスにおけるレイアウトや、スペースをいかに有効に使って家具などを配置してくれるか、自分の企業と引越し業者ですり合わせる上で、最適な方法を提案してくれるところはなお良いでしょう。
さらに、引越し作業は単なる荷物の持ち運びにとどまりません。インターネット環境の整備や電話回線の開通手続、省庁に提出すべき各種書類など、そうした諸々の雑務までこなしてくれる業者も存在します。

どうやって選ぶ？業者選びのコツを紹介

それでは、具体的にどのような選び方をすれば最適と思われる業者に出会える可能性が高いのかを、次に検証していきましょう。
仲介業者でも引越し業者でも、現代ではホームページにその概要を載せているところが多く見受けられます。インターネットの検索サイトで、自企業のニーズにあった検索の仕方をすれば理想に近い業者を見つけることができるでしょう。しかし、そこで終了ではありません。きちんとホームページの内容を精査し、実際の施行事例はどうなっているのか、その実績をきちんと調べるようにしましょう。具体的には、オフィス移転の規模の大小、その業種に関わらず、しっかりとした仕事をこれまでしてきたかどうかに着目します。その実績が多く挙がっていればいるほど信頼できる業者と言え、安心して仕事を任せることができるでしょう。
また、1つだけではなく、複数の業者を見比べることも大事です。先ほども挙げたように、オフィス移転に関わる業者の数は現代において非常に多く存在します。検索をかければ何件もヒットする可能性があるので、複数のホームページを調べてコスト面など一番最適と思われるものを見つけてみましょう。
そのようにしていくつか候補を見つけた後は、実際にその業者へ赴き相談をしてみるのも非常に大事なポイントです。業者のオフィスに赴いて実際の雰囲気を感じ取れば、そこが信頼できるところかどうか判断がつくでしょうし、深い段階まで交渉はせずとも、とりあえず見積もりだけ取るようにしましょう。交渉の段階に至り、その中で積極的に改善点を提示してくれる業者は信頼性も高いです。さらにいくつか質問もしてみて、即座に返してくれるようであれば良い仕事をしてくれそうなところとしてチェックを入れておきましょう。
いかがでしたか。今回はオフィスを移転するにあたって、協力してくれる業者にはどのようなものが存在するのか、そして損をしない業者選びとはどういったものなのか、を検証してきました。移転をしたとしてもスムーズに業務を再開できるように、移転が決定したその時点で慎重に業者選びを行いたいものです。そのためにはこれまで挙げてきたような知識、そして方法をしっかりと頭に叩き込んだうえで、一本の電話を入れて交渉してみましょう。全てはそこから始まり、そして移転完了を無事迎えるカギともなります。