内勤の従業員が日々快適に働くためには、オフィス内におけるレイアウトの作成は基本ともいえる作業です。しかしながらいったん完成したとしても、実際に働いてみていくつかの改善点が出る可能性もあります。本当にそのレイアウトで大丈夫なのかどうか、今回挙げるいくつかのチェックポイントを元に、改めて見直してみるのも一考に価するかもしれません。

ゾーニング計画はきちんと立てたか

オフィスレイアウトを作成し実際に稼働させる段階となって、その前段階である「ゾーニング計画」をしっかりと立てたかどうかは重要なポイントとなります。ゾーニングとは、オフィス内に必要となるスペースの大まかな間取りの取り方を指します。これによって空間の使い勝手が大きく変わってくる場合もあるので、しっかりと計画は立てておきたいところです。大まかに分けると、4つの種類のスペースが考えられます。以下に見ていきましょう。
1:エントランススペース
企業の顔ともいうべき場所であり、多くの人がここを通ることになります。来客者に不快感を与えることのないよう、余裕をもたせながら場所を確保しましょう。
2:業務スペース
従業員が働く場所となる、最も重要なスペースです。一般従業員が働く場所はもちろん、役員や社長が働く場所も確保する必要があり、またその位置関係にも気を配る必要があります。コピーやFAX機を置くスペースが、業務の邪魔にならないように確保されているか、荷物を置くロッカースペースは確保されているかといった点もチェックポイントとなります。
3:リフレッシュスペース
給湯室やリフレッシュルームは可能な限り広いスペースを確保したいところです。なぜなら多くの従業員がここを利用することになるからです。
4:会議スペース
従業員が集まって話のできる会議スペースやミーティングルームなどは確保できているか、さらには外部からの来訪者をお通しする応接スペースはあるか、などもレイアウト作成時には考慮に入れる必要があります。

動線計画はしっかりとしているか

オフィス内で作業をする中で一日中デスクに座りっぱなし、というケースはあまり多くありません。同僚や上司に相談をしにオフィス内を歩く場合もあり、その時に必要なのが「動線の確保」です。動線とは文字通り「人が動く時に出来上がる線」の事であり、一日の中で多くの従業員がどのようにオフィス内を動いているかを知ることが重要なポイントとなります。具体的にどの部分に重点を置いて計画を立てれば良いかを見ていきましょう。
1:メインとなる動線の確保
一日の中で最も多くの従業員が通る、メインとなる動線は真っ先に明確にしておく必要があるでしょう。ここが曖昧だと「交通渋滞」が起こり連絡もままならなくなります。
2:行き止まりを作らない
ある動線を通りたいときに人が詰まっていても、回遊できる部分を作っておくことも重要です。袋小路にならないよう細心の注意を払いましょう。
3:余分な動線を作らない
メインの動線とは対照的に、あまり従業員が通らないような動線にはオフィス什器を置くなど工夫をこらしましょう。
4:メインとサブの動線をはっきりさせておく
従業員の「通行量」を調査しておけば、自ずとメインとサブの動線の区別もつきやすくなります。従業員が報告・連絡・相談をしやすい環境づくりにもつながるので、両者の区分けはきっちりしておきましょう。

仕事内容によってもレイアウトは変わってくる

企業がオフィス内においてどのような仕事をしているのか、それによってもレイアウトは大きく変わってきます。「効率的に、効果的に仕事をする」という観点からどのようなレイアウトが必要なのかを見ていきましょう。
まずは、一般的な企業でも多く見られる、机の並べ方に工夫を凝らし仕事を効率的に行うためのレイアウトです。このレイアウトにおいては何よりも従業員間のスムーズなコミュニケーションが大切なので、先ほどの動線の問題も含めて、話し合いのしやすい机の並べ方やそれに伴う通路の確保の仕方を考える必要があります。代表的なものとして、机を向い合せにしてそれを数珠状につなげていく「対向式レイアウト」、学校の教室のように机を並べ、上司が管理しやすくなる「スクール型レイアウト」といったものがあります。従業員の数や仕事内容によって、それに適したレイアウトを組むようにしましょう。
そして近年では、IT業界に代表されるような個人のワーキングスペースの確保を特徴とするレイアウトの組み方も人気となっています。IT業界ではパソコンを使った作業が中心となってくるので、従業員一人一人が仕事に集中できるように、周りの雑音をシャットアウトできるようなパーテーションの効果的な配置、仕事がしやすいようなワーキングスペースの面積=広さなどと言ったポイントが重視されます。

セキュリティ面も大切なポイント！

オフィス内のレイアウトを考え出す時には、セキュリティ面も決して無視することができません。2つのポイントにおいてその重要性を考えていきましょう。
現代においては企業の社会的責任が重要視されています。コンプライアンスを守れない企業は社会の評価も急落し、廃業に追い込まれてしまう……といっても過言ではなくなってきました。高評価を受け続けるためには実績を上げるのはもちろんですが、それ以前に情報漏えいに気を付けることも重要です。社内で発生した機密書類はそれが紙の物であろうと電子形態の物であろうと、外部の人間の目に触れないようにする必要があります。カギ付のロッカーを置けるスペースを用意・設置して収納したり、パソコンの画面を容易に見られないために人の多く通る側にはパソコンの画面を向けておかない、などの工夫を凝らしましょう。
もう一点は、従業員の生命自体に対する「セキュリティ」です。地震や火事といった天災はいつ、どこで起こるか分かりません。万が一の事態に速やかに対応できるように（外へ避難できるように）、オフィス内には書類などを山積みにしないことが大切です。そして最低限の避難経路は確保するようにしておき、従業員一人一人に経路の存在を周知するようにしましょう。
いかがでしたか。オフィスのレイアウトを作り出すのにはいくつかの大切なポイントがあります。現状自分たちが仕事を行っているオフィスのレイアウトを改めて見回してみて、今回紹介してきたようなポイントに一つでも合わないような箇所を見つけたら、なるべく早い段階で修正するようにしておきたいものです。それが結果的に、セキュリティ面も含めて仕事の効率化につながるのです。