企業が新たに事業展開を考えるとき、一つの手段となるのがオフィス移転です。しかし、単純に荷物をA地点からB地点に移動させて終了、というわけにはいきません。一般家庭の引越しでもそうですが、そこには様々な手続きが必要となります。今回は特に、移転を完了させた後の最後の仕上げともいえる、保険関係の手続きに関して考察していきます。

企業移転後に必要な各種手続きから考えていこう！

まずは簡単に、オフィス移転の際に特に重要となる各種手続きについて見ていきましょう。その第一段階として必要となるのが取引先の企業や顧客に対して「移転のお知らせ」をする、ということです。直接電話やメールで伝えるのが便利ではありますが、オフィス移転はある種のイベントです。周辺に与える影響の大きさを考えると、簡単に伝達した後、改めて手紙などで正式に移転のお知らせの文書をしたためたほうが良いでしょう。これはビジネスマナーの一環ともいえます。
実際の引越し作業を行い、移転を完了した後にも各種手続きは存在します。むしろ移転後の手続きの方が新たなスタートを切るための重要な最初のステップと言っても過言ではありません。企業として活動している以上、登記に関する手続きは義務ですが、移転の際にもその申請を行わなければなりません。「本店、もしくは支店の移転登記申請書」を利用し、移転前に営業を行っていたエリアを管轄する法務局に書類を提出することになります。これが本店の場合は移転した日から2週間以内、支店の場合は移転した日から3週間以内に行いましょう。
その他にも税務署に対して「異動に関する届け出書」、公共職業安定所に対して「事業主の住所や氏名、事業内容に変更があった場合の届け出書」、郵便局に対して「新オフィスの住所に手紙を届けてもらうための手続書」といったものを届出なければなりません。

保険に関する届出も忘れずに！どんな種類があるの？

前段においてオフィス移転に関する各種手続きを見てきましたが、その中には「保険関係の手続き」もあり、当然のことながら重要なものとなります。どのような種類があるのか、そしてどのタイミングで手続きをすれば良いのかを見ていきましょう。
まずは「社会保険」です。これは会社に勤める従業員の生活を保障する上で、なくてはならないものです。具体的には「健康保険」や「厚生年金」といったものになります。給与明細を確認した時、これらの項目を見たことのある人も多いのではないでしょうか。この社会保険の手続きは、移転してから5日以内に社会保険事務所へ各種書類を提出しなければならず、もしこれを怠ると従業員の年金関係の手続きが滞り、訴訟を起こされるなどのトラブルが生じる恐れもあります。非常に短い期間内に事を済ませなければならないのでなるべく準備を万端にし、速やかに手続きを完了させましょう。
次に「労働保険」というものがあります。これは個人事業主にとって特に大事な保険となっており、氏名や住所が変更になった場合、その変更から10日以内に労働基準監督署、もしくは公共職業安定所に提出するのが義務になっています。
以上2つの保険が最も主要なものとなりますが、他にも様々な種類があるので、それらを検証していきましょう。
会社で自動車(社用車)を保有している場合であれば、当然ながら「自動車保険」に関して、異動に伴う住所変更手続きを行わなければなりません。地震や火事といった天災に見舞われた時の保証ともなる「火災保険」や「地震保険」も、異動の際には住所変更手続きはもちろん、対象となる物件の変更手続きも行うようにしましょう。これらの保険は、個人が加入しているケースも多く、ある意味なじみ深い保険と言えるかもしれません。担当者に手続きの状況がどうなっているのか、直接関与していない従業員が確認することで速やかに手続きが進む可能性もあるでしょう。

移転を機に新しい保険も検討してみよう

オフィス移転の際、これまで契約していた「社会保険」や「労働保険」を改めて手続きする必要性に関して述べてきましたが、移転を機に新しく保険に加入するという考え方もあります。中には、会社にとってよりプラスとなる保険があるかもしれないので、検討する価値はあるのではないでしょうか。
例えば「法人保険」というものがあります。これは、移転を機により効果的な節税対策を施したい、と考えたときに最適な保険です。個人や事業主ではなく、法人が締結する損害保険、生命保険といった形になっており、経営者が死亡した場合に保険金の受け取りが可能です。また、事業展開をするなかで大幅な赤字が発生した場合にも「解約払戻金」の名目でお金を受け取ることができるのです。保険料に関しては、一部もしくは全部が「損金」として計算されるので、法人税を支払う総額を減らすことも可能です。
また、保険に加入する際には、どの保険会社のどの種類の保険が良いのかも検討する必要性があります。その際には1社だけではなく、複数の保険会社の状況をホームページなどで調べたり、担当者から話を聞くなどして比較検討をしましょう。そうすることによって、これまで加入していた保険よりも優れた点を見出すことができ、首尾よく乗り換えることで会社にとってさらなるプラスの効果をもたらすかもしれません。オフィスの移転はまさに「保険の見直し、新しい保険への加入」の絶好の機会となります。移転前にこれらを綿密に調べたうえで、計画通りスムーズに進むように各種手続きを行うようにしましょう。
以上みてきたように、オフィス移転に伴う各種手続きには様々なものがあり、関係各事務所に提出すべき書類もたくさん存在します。今回は特に保険関係の書類について検証してきましたが、提出期限が比較的短いものが多く、引越し作業を完了させて安心してしまうと手続きを怠ってしまう可能性もあります。後々に従業員とトラブルが起きる場合もあるので、総務などこうした手続きを担当する従業員は忘れずに、そして速やかに手続きを完了させるようにしましょう。