さまざまな理由からオフィスの開設や移転などを行なう企業は、オフィスに対するこだわりや条件を持って物件を探すものです。事業の拡大や縮小、家賃などのコストの削減や現在のオフィスの問題点を改善するなど、オフィス物件に求める条件は企業によって異なります。それらの条件からいくつかの物件に絞り、その中から決めるために必要なのが「内見」です。オフィス物件選びを失敗しないためにも、内見のポイントをしっかり押さえて内見に行きましょう。
ここでは、オフィス物件の内見で押さえておきたいポイントについて紹介します。
オフィス物件を探すきっかけは企業によってさまざまです。新オフィスの開設や移転など、特に移転の場合は、現状のオフィスの問題点を改善するために行なうことが多く、事業の拡大・縮小、従業員の増員、部署の分割など、新オフィスに求める条件が明確な場合があります。家賃などのコストや立地条件、それらの条件を合わせて物件数を絞ることができますが、最終的には物件を内見し、理想のオフィスデザインやレイアウトを確実に実現できるかを見極める必要があります。
オフィスに対する条件の中でも優先順位があります。コスト削減、オフィス規模、立地条件など、全ての条件がそろうオフィスを見つけるのは大変です。
例えば、立地条件として
・従業員の通勤時間・通勤にかかる費用の増減
・最寄り駅からの所要時間
・主な取引先へのアクセス
・オフィス周辺の環境
があげられます。
また、オフィス設備にしても
・オフィス面積・形状
・電気容量・電話回線・光通信
・空調システム
・OAフロア
・駐車場
などがあげられます。
これらの中で何を優先しオフィスを選ぶかは、企業の事業規模や職種などで大きく変わるものです。
現状のオフィスがある場合には、使用しているオフィス什器や設備を新オフィスでも使用するのかしないのか、オフィス物件を選ぶ際は、オフィス内のレイアウトや使用するオフィス什器の雰囲気もしっかりイメージして行なうことが必要です。最近では、オフィス設備がある程度そろったレンタルオフィスがあるため、コストの削減を目的とした新オフィスの場合には、レンタルオフィスの中から物件を選ぶ企業もあります。
オフィス物件の内見で注意して見ておきたいポイントは大きく分けて3つです。しかし、企業の職種や新オフィスを探す目的によっては、その目的に沿った場所を優先的に確認する必要があります。
1:エントランス
エントランスは、「会社の顔」と言われるほど、第一印象や雰囲気が大切な場所です。最近はオフィスビルの中にオフィスを構える企業が多いため、オフィスビルのエントランスが共用部分となっている場合がありますが、内見時は企業自身もお客様としてエントランスの雰囲気を見ることが必要です。自社の雰囲気に合っているかどうかをしっかり確認しましょう。また、オフィスビルによっては、エントランスを抜け、オフィスのある階に上がると個々に受付を設ける場合もあるため、オフィスの受付部分の有無やスペースも確認しておきましょう。
2:共用部分
オフィスビルにオフィスを構えることが多い昨今では、多くの企業と共用して使用する部分も多くなります。特に高層ビルでは、エレベーターの台数、トイレ、給湯室、ゴミ置き場など多くの場所が共用部分です。普段の使われ方や管理状態が現れやすい場所になるため、しっかり確認しましょう。共用部分は、1日の半分をオフィスで過ごす従業員にとって大切な場所になるため、従業員目線の内見も必要です。また、女子トイレやパウダールームなどは女性従業員に同行してもらい、しっかり中まで確認してもらうことがおすすめです。
3:オフィスレイアウトに沿った室内の内見
オフィスの室内の内見は、新オフィスのレイアウトを基に内見することが必要です。新オフィスをつくることで、現状の問題点が改善できるかを考えます。仕切りやパーテーションを使用する場合には、消防法に沿った照明や火災報知器、空調の場所や数を確認しましょう。また、梁があるオフィスの場合は、天井高だけでなく、梁の位置や高さを確認しましょう。天井高だけで想定しているとオフィス什器やパーテーションが納まらない場合があります。
企業が働く環境をつくるということで、オフィス内の働きやすさや従業員の動線、設備の充実を重視しがちですが、オフィス周辺の環境も従業員の働きやすさに大きく関係します。
例えば、オフィスの周辺にあると便利だと言われている施設は、銀行・ATM、郵便局、コンビニエンスストア、飲食店、宅配便、喫煙所などです。1日の半分をオフィスで過ごす従業員にとっては、生活に必要な施設とさほど変わりません。業務に必要な施設だけでなく、従業員の飲食や用事に適した施設が必要になってきます。
とある企業の例を見ていきましょう。
全フロアが禁煙のビルに入っている企業では、従業員に愛煙家が多かったため、エントランスの外に喫煙スペースを設けて、休み時間ごとに外に出て喫煙するという環境でした。愛煙家の従業員という点だけに着目すると、ニーズに合わないオフィスビルでしたが、外に喫煙スペースを設けることで改善しました。このように優先順位の低い条件でも工夫をすることで問題が解決する場合もあります。
また、外勤でほとんどの従業員がオフィスにいない企業の場合は、オフィス周辺の環境はそれほど重視すべきではありません。企業のあり方や働き方に沿った優先順位の中で、オフィスの働く環境をつくっていきましょう。
オフィス物件を選ぶためには、オフィス内で働く従業員の環境やオフィス空間のゾーニング、オフィスの設備、周辺の環境などさまざまな面で見ておくべきポイントがあります。オフィス物件の内見というと、ついオフィス空間を重視してしまいますが、そこで実際に毎日業務を行なうことを踏まえて空間、設備、環境を内見することが必要です。オフィスデザインのコンセプトに合った物件と出会うためにも内見ポイントをしっかり押さえておきましょう。
