最近では、働く環境を企業がデザインする時代と言われ、多くの企業がオフィスデザインの見直しを行なっています。
例えば、主に外勤を行なう企業の場合、お客様を迎えることが少ないため、受付や応接室を充実させる必要はありません。反対に、お客様を毎日のように迎える企業はお客様用の受付や待合室が必要です。
このように企業が行なうオフィスづくりは、その職種や従業員の作業内容を考慮し、従業員が働きやすい環境をつくることが必要です。
ここでは、弁護士が働きやすいオフィスデザインについてご紹介します。
弁護士が働きやすいオフィスをつくるためには、弁護士の仕事内容や働き方を理解し、それに沿ったオフィスデザインやレイアウトを考えることが必要です。
まず、弁護士事務所はお客様が多く来所するオフィスです。弁護を依頼するお客様はもちろん、他事務所の弁護士、そのほか同業者など、さまざまな業種や立場の人が訪れます。来所する人々は、弁護士事務所で他人に聞かれたくない相談や話をすることが多いものです。さらに個人情報や守秘義務のある情報や書類を扱うため、応接室などは防音のパーテーションや壁をつけることが多く、その他の場所でもセキュリティ面を強化する必要があります。
セキュリティ面で強化すべき場所の一つとして、弁護士事務所の出入り口があげられます。弁護の相談者同士が鉢合わせをしたり、お客様同士で顔を合わせることがないように、出入り口をICカードで入退室管理するなど、セキュリティと安全面を強化させていることが多々あります。
また、弁護士の仕事で一番大切なものは、お客様との信頼関係を築くことです。それは、弁護士自身の気遣いだけでなく、弁護士事務所も大きく関わりを持っています。弁護士事務所やオフィスが不衛生だったり、お客様への配慮が少ないと、弁護士の仕事自体への不信感を与えてしまうかもしれません。弁護士事務所では、弁護士自身が働きやすいだけのオフィスデザインではなく、お客様に信頼と安心を持ってもらえるようなオフィスデザインが必要になります。
弁護士がオフィスで行なう主な仕事内容は、弁護士に相談を行なうお客様との面談や打ち合わせ、他事務所の弁護士との打ち合わせ、デスクワーク、守秘義務のある情報の管理などがあります。これらを踏まえたうえで、弁護士が働きやすいレイアウトをつくるポイントは大きく分けて3つです。
まず一つめは、セキュリティを強化したオフィスづくりです。弁護士事務所は出入りする人が多いため、入退室の管理が必要です。また、来所する人々のプライバシーを守るためにお客様の動線を考慮する必要があります。さらに、弁護士事務所内には多くのお客様の個人情報や守秘義務のある情報が保管されているため、来所する人にそれらを見られないためのゾーニングや間仕切りが重要になります。
二つめは、受付です。最近では有人の受付ではなく、無人受付システムの導入が増え、タッチパネルや受話器のみで来所や目的をスムーズに伝えることができるようになっています。個人情報の取り扱いを注意したいオフィスでは、誰がいつ来所したかという入退館管理を効率的に行なえる無人受付システムの需要が増しています。セキュリティ面の強化につながるだけでなく、受付を無人にすることで、人件費の削減やエントランスから受付までをスタイリッシュに見せることができます。
そして、三つめは、オフィス空間のゾーニングです。社内の人のみが出入りする空間とお客様などの社外の人が出入りする空間をしっかり区切ることが必要です。情報漏えいは、弁護士事務所だけでなく、企業の信頼問題に大きな影響を与えることになります。そのため、弁護士事務所のように個人情報を取り扱う量が多く、人の出入りが多いオフィスでは、空間を区切るレイアウトが重要になります。
実際に弁護士事務所の開設やレイアウト、移転などの提案を専門に行なっている弁護士事務所.netに掲載されている弁護士事務所のレイアウト施工事例を紹介したいと思います。ここでは、弁護士事務所ならではのオフィス環境やノウハウを凝縮させ、最適な弁護士事務所のレイアウトサービスを行なっています。企画から施工までのワンストップサービスからスピーディな対応を行ない、多数の実績を積んでいます。
まず、一つめは東京都内にある知的財産の分野に特化した弁護士事務所です。オフィス内を黒・茶・ベージュを基調とした色合いにすることで高級感と重厚感を持たせています。また、応接室や打ち合わせ室などの壁に隙間や欄間などをつくらずに空間を仕切ることで密室感を出していますが、壁をウッドテイストにすることで暖かみを持たせ、お客様に信頼を持ってもらえるようなレイアウトになっています。
二つめは、多くの地域に支社を持つ弁護士事務所です。ここでは、セキュリティ管理を強化するため、無人受付システムを導入し、出入り口にICカードを使用しています。弁護士事務所に出入りする人を管理することで安全性が強化できます。しかし、その中に入ると、オフィスらしい応接室だけでなく、クッションやマットのあるリラックスできる空間や仮眠室など弁護士が働きやすい環境が整っています。弁護士事務所らしいセキュリティの高さと弁護士が働く環境をうまく取り込んだオフィスデザインになっているのです。
そして三つめは、大阪府にある弁護士事務所です。ここでは、白を基調とした清潔感溢れるオフィスになっており、応接室などの壁がガラスでできています。使用中はブラインドを閉めることで外からの視線を気にする必要がありません。プライバシーを考慮したオフィスでありながら、普段は開放的にも使用できるところが特徴になっています。
弁護士が働きやすいオフィスデザインを考えるためには、弁護士という仕事内容を把握したうえで、弁護士の動線、来所するお客様のプライバシーを考慮する必要があります。それは、セキュリティ面や安全性だけでなく、弁護士とお客様の信頼関係を築くためにも必要なものになります。
弁護士の働きやすいオフィスデザインは、弁護士だけでなく、弁護士事務所を必要とするお客様にとっても過ごしやすい場所になることが大切です。
弁護士事務所に最適なオフィスレイアウトの提案 【弁護士事務所.net】
