ブログやツイッター、そしてインスタグラムやラインなど、SNS普及の勢いはとどまることを知りません。今やコミュニケーションツールとして、現代人に無くてはならない存在となっています。その影響はもちろんオフィスシーンにおいても同様に大きく広がっており、メールはもちろん、これらのSNSを活用する動きは日に日に高まっています。今回はレイアウト決定における社内SNSの影響力を考察していきます。
現代のオフィスシーンにおいてかなりの普及率となっている社内SNSですが、具体的にはどういったメリットがあるのかを最初に考察していきましょう。
まず何といってもSNSの最大の特徴でもある、コミュニケーションを容易にしてくれるという側面があります。メールや電話ではどうしてもかしこまりがちな連絡になってしまうところを、SNSを利用することで実際に会話しているのと同じような感覚でコミュニケーションを取れるようになるのです。もちろんプライベートのような砕けたやり取りはご法度ですが、相互に気軽にメッセージを送信しあえます。また、メールや電話よりも連絡を取るときにかかるストレスが軽減されるという効果もあるのです。
また、普段は異なる部署間におけるコミュニケーションは取りづらいものがありますが、SNSはそれを円滑にしてくれる作用があります。グループチャットを作成し、そこに社内の従業員の多くが参加すれば、異なる部署間でも気軽にコミュニケーションを取ることができます。時には業務外の、共通の趣味を持っている人同士でチャットをするのも息抜きの一つになるでしょう。
そして、連絡しやすいという観点から、業務を効率的に進められるというメリットも考えられます。例えば、オフィス移転に際するレイアウト決定など一大プロジェクトを進める時などにはなるべく早い段階で、それにかかわる従業員に連絡をしたいところですが、メールだけでは宛先設定一つとっても多少労力がかかります。しかしSNSを利用すれば、チャットなどで素早く意志を当該者全員に伝えることができ、業務をスムーズに進めていくことができるでしょう。
このように、活用次第で社内SNSは非常にメリットの多いものとなりますが、そこには当然使用上の注意点と言うのもあります、以下に見ていきましょう。
まず、先ほども少し触れましたが、あくまで社内(場合によっては社外)の人たちとの情報共有に利用するツールである、と言う自覚を従業員一人一人が持つということです。SNSはプライベートでは砕けた表現でフレンドリーに自分をアピールしたりする場ですが、それをオフィスシーンにまで持ち込んではいけません。目上の人にも関わらずやたらと馴れ馴れしい態度をとってしまえば、社会人としての常識をも疑われてしまう結果となるので、気軽に使えるツールではありますが、あくまで情報共有の場として最低限のマナーは守るようにしましょう。
2つ目に、最先端の情報ツールは必ずしも従業員全員が簡単に使いこなせる、という偏見を持たないということです。大きな規模の企業であれば、そこで働く従業員の世代も様々です。20、30代の人ならともかく、50代以上くらいの人はSNSに慣れていない可能性もあるのです。メールでさえうまく使いこなせていない場合、SNSを導入するという決定をしてしまってもスムーズに全従業員に浸透するとは限らず(特に上の世代の人たちは戸惑いを隠せないでしょう)、場合によってはいったんその方針を中止し元の情報共有体制に戻さなければならない事態となるかもしれません。彼らに対し事前に簡単な勉強会を行い、SNSを新たに導入したとしても比較的スムーズに入っていけるような体制を整えておくのが賢明と言えます。
現在開発が進んでおり、オフィスシーンの中で導入が図られているシステムが「サイネージシステム」と呼ばれているものです。
社内の情報共有のためにはメールなどの社内SNSの活用が必須ですが、基本的にそういったものは従業員一人一人が能動的に情報を見る、という作業が大前提となっています。したがって、中には忙しさのあまりそういった情報を見逃す人もいる場合があり、従業員間でたとえわずかな時間であっても「情報格差」が生じる可能性があるのです。サイネージシステムは、そういった格差を解消し、社内情報の共有化をより円滑に進めるために役立つツールなのです。
それでは次に、このサイネージシステムのコンセプトを見ていきましょう。社内に大きなディスプレイを用意し、そこにお知らせや毎日のニュース、天気予報など、リアルタイムに様々な情報を流していくシステムとなっており、常に目に触れることのできる位置に掲げることで情報共有が容易になるという特徴があります。現代において、ターミナル駅など大型の駅の構内でこうしたディスプレイを目にしたことのある人も多いのではないでしょうか。これを社内に取り入れることにより重要な案件をお知らせしたいときやプレゼン会議の内容、エコ情報や在庫状況など、様々な情報を流すことで仕事がしやすくなります。
ディスプレイにはサイズにも様々なものがありますが、大抵は大型なものなのでレイアウト上どこに設置するかは熟考を重ねなければなりません。会議室や業務室、工場であれば生産ラインのどこかに、目につきやすい位置に設置することで従業員間でも情報共有がしやすくなるでしょう。
いかがでしたか。今回は流行しつつある社内SNSの活用方法、そして未来の情報共有の形について考察してきました。業務をスムーズに進めるためにも、こうしたシステムは積極的に導入していきたいところですが、あまり流行にとらわれすぎてもそれについていけない従業員が発生する可能性もあります。しっかりと情報共有をしたうえで、教育できるべきところは教育をし、情報共有において一つステップアップした近未来型の企業を目指していきましょう。
