企業が新たな事業展開を計画するときに、オフィスを新天地に移転させることは選択肢の一つとなります。しかしながら、この計画は一朝一夕で行われるものではなく、基本的に何か月もかけなければなりません。綿密なスケジュールを立て、スムーズな移転作業の実行が必要となってきますが、今回は特に計画の全体像を検証し、それが業務にまで及ぶ可能性を考えていきます。業務とのバランスをうまく取りつつ移転スケジュールを順調に消化していくためには、どうすればよいのでしょうか。
オフィス移転には、細かいものまで含めると何と100項目以上もの「やるべきこと」が含まれる、と言われています。今回は特に、いくつかのステップに分けてその主なものを紹介、考察していきます。
まずは、オフィスの移転計画を実際にたてる段階です。そもそも何のために移転するのか、その目的が明確にならないことには、移転にかかるコストがはっきりしませんし、各所との調整もうまくいかなくなるからです。賃貸契約書を見直すことによって今いるオフィスの契約条件を改めて把握し、解約予告期間や原状回復に関する条件を確認、そして移転目的を改めて明らかにする。それらを前提として、移転予定のオフィスに要求する条件を確認しましょう。
計画をたてたら、新オフィスに関する物件の選定となります。通いやすい立地かどうか、オフィス内の面積、設備は最適なものか、あらかじめ作成したレイアウトをそのまま生かせるか、そして予算は足りるかなどの各種条件を確認し、最適な物件を見つけます。
新オフィスの物件選定が完了したら、いよいよ実際の賃貸借契約となります。契約書の内容をよく確認し、不明な部分はオーナー側としっかり交渉して、損のないようにしましょう。それを前提とし、工事業者の選定（指定の場合が多いので、料金も確認する）、賃料や光熱費、更新料や礼金といったトータルのコストを確認。移転スケジュールを踏まえて賃貸借の開始日からスムーズに入居工事の作業が行えるようにしておきましょう。
新オフィスの賃貸借契約締結までの段階が終了したら、いよいよ入居への準備が本格化します。この段階あたりから、通常業務への影響も少なからず出てくるので、しっかりと確認をしておきましょう。
新オフィスの全貌が明らかになったところで、それを前提とした、具体的なオフィスプランニング(レイアウトの作成)となります。作業しやすく、従業員同士のコミュニケーションが取りやすいような効果的なデスクの配置を考え、セキュリティ面にも配慮、その他オフィス什器の置き場所やパーテーションの配置、さらには休憩室の位置関係などをシミュレーションしましょう。それに基づき、工事をしてくれる業者を選定し、どれくらいの見積金額が出るかを比較検証するのも大切な作業となります。
また、移転前には各種手続きも忘れることはできません。オフィス内のIT化に伴い、インターネット環境が必須となっている現代においてはプロバイダや光ファイバーなどの手続きが必須となっています。電話会社との契約も含めて、引越し完了の2、3週間前には移転に関する手続きを行うようにしましょう。さらに、FAXやコピー機能のついた複合機はリース契約をしている場合も多いので、移動の手続きをする必要もあります。そのほか、取引をしている企業に対して移転に関する挨拶状の手配を行ったり、郵便局へ郵便物の転送手続きを行う場合もあります。いずれも怠ってしまうと、業務に影響がある場合もあるので忘れないようにしたいところです。
そして、オフィス移転の核ともなる引越し作業の開始です。オフィス内の工事が完了した後、段ボール箱などにオフィス什器を収め、新オフィスに持ち運ぶこととなります。引越し業者の協力も得て不要なものは処分し、必要なものだけ新オフィスに持ち込むなどスムーズな作業を目指しましょう。引越しが完了すれば、最終的に各官庁へ「移転に関する手続き書類」を提出して全て完了となります。
以上、移転に関するステップを簡単に見てきましたが、業務に影響を及ぼさないような移転のコツを次に考えていきます。
基本的に、移転を実施している期間(引越しの最中など)には確実に業務が止まる、と考えておいたほうが良いでしょう。そのため、引越しなどは会社の業務がお休みの日(週休2日制の企業であれば、土曜や日曜など)に行うようにすれば、平日にスムーズに業務が再開できる可能性も高まります。また、電話やインターネット関係に関しても実際に使えるようになるまでには調整が必要なので多少時間がかかります。これらの通信手段が無いとスムーズに業務が行えない場合もあるので、移転スケジュールが進行している段階で回線工事の目途をたてておくことが重要です(前段にも挙げたように、引越し完了の2、3週間前が目安となるでしょう)。
そして、移転に関してはあらかじめ全従業員にそのスケジュールを周知しておく必要があります。説明会を実施したり、移転に関するマニュアルを作成、配布することにより、各従業員が移転のコンセプトを理解することができ、共通認識も生まれるので各人がスムーズな行動をとれるようになります。また、移転に際して、スケジュールを想定しつつ業務の調整を行うこともできるので、全体的な業務が停滞してしまう、という事態も避けることができます。
以上みてきたように、オフィスの移転には様々なステップがありますが、特に従業員への周知が徹底されていないと業務を途中でストップせざるをえない事態が発生し、色々と不都合が発生するという恐れもあります。オフィス移転は事業の新展開が見込めるチャンスなのに、マイナスを抱えた状態でスタートするのは本末転倒です。大きな社内イベントであるという自覚を持ち、あらかじめしっかりとスケジュールを立て、業務とのバランスをうまくとるようにすればスムーズな再スタートが切れることでしょう。
