企業が営利活動を行う中で、どうしても避けられないのがそこに発生するコストの問題です。いくら利益を上げたとしても、それ以上にコストがかかってしまえばしまうほど赤字が膨らみ、何の意味もなくなってしまうからです。今回はオフィス内において削減できるコストはないかを探るとともに、従業員が個人でも実行できそうな節約術について考えていきます。
一般家庭においてそうであるように、オフィスにおいても光熱費と言うものは料金がかかります。電気、ガス、水道といったものが3大要素となりますが、このうち電気に関しては一番節約=コスト削減できる部分、といっても過言ではないでしょう。それではどのような方法があるのでしょうか。
まずはそもそも、電力会社との契約を見直してみましょう。近年電力の自由化が叫ばれており、多くの電力供給会社が誕生しています。長年契約してきたところだから……とこだわらず、安くかつコストパフォーマンスの良い会社を選ぶようにすれば、大きなコスト削減となりえます。
そして、電気の節約は従業員一人一人が普段の心がけで可能にもなるものです。いわゆる「節電」は、自宅における日常生活で実行したことがある人も多いのではないでしょうか。オフィスにおいてはどのような節電が可能なのかを次に見ていきましょう。
まず「エアコンの温度設定を適切なものにする」ことがあげられます。特に夏の暑い時期はエアコンがフル回転することになりますが、これを25度から28度くらいに設定するだけで大分変ってきます。例えば、9畳ほどの広さで2.2kwの出力である6台のエアコンをこれくらいの温度に設定するだけで、年間70～80万円ほどの電気代の節約になるといわれています。ぜひ実行してみましょう。
照明もオフィス内には欠かせないアイテムですが、近年ではLED式のものが増えています。積極的に導入すれば、約75パーセントの省エネ効果があるといわれています。また、たとえ蛍光灯を使用しているオフィスであったとしても、3灯式であれば1つを外し、反射板などをうまく利用すれば元の状態の明るさを保つことができ、さらに照明による高温の発生を防げ、前段に挙げたエアコンの高めな温度設定にも十分耐えられる環境になります。
オフィスで仕事をする中で、書類などをコピーする機会は非常に頻度が高いものです。しかしながら、コピーミスなどでムダな紙ゴミが発生するケースも頻繁にあるのではないでしょうか。ここではコピーにまつわる節約術を紹介していきます。
まずは、レンタルしている形も多いであろうコピー機の契約料金の見直しです。保守・点検費用にインク代をセットしたものをカウンター料金と言いますが、近年これは安くなる傾向にあります。場合によっては月2万円、年に換算すると20万円ほどの節約が可能になる場合もあるので、レンタル業者との再交渉はかかせません。
コピー機は、コピーの他にFAXやスキャンといった機能が付いている複合機がありますが、オフィス内のすべてのエリアにこの複合機がいるかどうかを改めて考えてみましょう。場合によってはコピー機能のみでもいいようなフロア、カラーコピーはいらないフロアなどに分けられるかもしれません。すべてのフロアに複合機を導入するよりもコストを大幅に削減できる可能性があるので、検討の価値ありです。
コピー自体でも、従業員一人一人が実行できる節約の方法もあります。コピーの際は当然のことながら多くの紙が必要となりますが、たとえミスコピーをしたとしても、裏が使えるようであれば必ず再利用しましょう。これは常識中の常識な節約方法ともいえますが、その他にも書類の性質上可能であれば両面コピーを利用したり、4ページ以上のものを1ページに集約するなどのコピーの仕方もあります。無駄な紙資源を発生させることのないよう、積極的に活用しましょう。
従業員一人当たりの仕事量が多いオフィス内においては、ムダな部分が無いかを検討してみましょう。
営業で外回りをしている従業員が多いオフィスの場合、一人一人に専用のデスクは果たして必要でしょうか。パソコンやその他備品がいわば「遊んでいる状態」になってしまい、コストのムダ使いともいえます。ここで有用になってくるのが「フリーアドレス型」のオフィスレイアウトです。これは、デスクを共有することによってどこに座っても仕事ができる状態になるレイアウトなので、パソコンや備品を共有する形になり、コスト削減に貢献します。
従業員によっては出張に行くケースもありますが、そこにかかるコストも見逃せません。削減できるところは削減していきたいところです。特に出張時にかかる費用の決済は一本化するほうが良いでしょう。会社名義のクレジットカードを発行し、それを従業員に使用させるようにすれば清算に関する手間が省け、人件費削減にもつながります。
オフィス内における福利厚生の方法にも、コストを削減できる道があります。休憩時に飲み物を楽しむために、コーヒーメーカーを用意しているオフィスも多いことでしょう。しかしながら、必ずしもすべての従業員がコーヒーをたしなむわけではなく、コーヒーメーカーは業者契約で毎月の固定費もかかるので、廃止するという手段も考えてみましょう。その代わり、共用ポットなどを用意すればコストの節約になります。また、社員旅行や社内イベントなども、近年では賛同する従業員が多くはないという事情があります。飲み会などは、お酒の飲めない従業員にとっては今一つ盛り上がりにくいものになってしまいます。こうした各種イベントを可能な限り削れば、それだけで大幅なコストダウンにつながることでしょう。
いかがでしたか。今回は代表的なオフィス内における3つの節約術を紹介してきました。企業全体で考えるべき節約方法、そして従業員一人一人が実行できそうな節約方法まで様々な形がありますが「灯台下暗し」で、簡単にできそうでやっていなかった方法もあるかもしれません。改めて見直して、1円でも多くコストを削減できる方法を模索していきましょう。
