オフィスには、家具が欠かせません。FAX機やコピー機といったものから、デスクやイスといった従業員に直接的に関係するものまで、仕事をする上で様々なフォローをしてくれる存在であり、スムーズな業務の遂行になくてはならないものです。今回は、オフィス内のレイアウトに自然に溶け込むような家具にはどういったものがあるのか紹介し、その長所や短所などを検討していきます。
社会が日々変化し成長・衰退するのと同様に、企業も日々の経済活動の中で成長と衰退を繰り返します。それは、オフィス内の人員増加を始め、必要となる家具の変化など具体的な形となって表れてきます。そうした変化(レイアウトの変化)に対応するため、特にオフィス家具は常に慎重な選定が必要となってきます。変化に対応できなければ仕事の効率が悪くなり、利益追求と言う企業の本来の目的を達成できないかもしれません。
さてそれでは具体的に、どういったオフィス家具を選定していけばいいかを考えていきましょう。まずは、デスク作業に欠かせない「イス」です。イスは当然ながら毎日座るものなので、場合によっては劣化することもあるかもしれません。その都度修理するという方法もありますが、座り心地が徐々に悪くなり、腰痛の原因になることもあります。レイアウトの変更を機に新しいイスを導入する、というのはどうでしょうか。近年では身体に合わせてリラックスできるような座り心地を目指したイスも多く開発されており、デザイン性に富んだものもあります。従業員の健康面のみならず、オフィス内も華やかな見た目になることでしょう。
次に考えるべきは、デスクです。パソコンや書類など、様々なものを置いておくのに最適なデスクもまた、時代の変化に対応できるものを導入したいところです。急な人員増加や業務上新たに何台もパソコンを置きたいと考えた時、従来のデスクでは対応しきれないかもしれません。そんな時に有用となるのがフレキシブルに対応できるデスクの存在です。比較的簡素な作りでしかも折り畳み式なので移動させやすく、横長なものも多いので、一つのデスクで多くの従業員が利用可能となっています。積極的に導入を検討して、変化に対応するのが当たり前の現代のビジネスシーンにおいて役立てましょう。
仕事をしていると、特に紙の書類などが大量に発生します。そうしたものは意識していないとどんどん溜まっていき、気が付けば従業員がオフィス内で動く動線が狭くなり、思ったような仕事ができなくなるかもしれません。そこで重要となってくるのが、そうした書類を収納する専用の棚ですが、これにも様々な種類、特徴があり、オフィス内のレイアウトに応じて導入していきたいところです。以下に紹介していきましょう。
まず、オープン型の収納棚です。これは扉が無く、内部に仕切り板があるだけのタイプです。どこに何があるかが分かりやすく、また取り出しやすさでも他のタイプのものと比べ群を抜いています。ただし、セキュリティ面において不安があり、地震などが起こると中身が飛び出してしまうという不安があります。利便性と安全面のバランスをよく考慮しましょう。
次に、いわゆる「観音開き」と呼ばれる、両サイドに扉がついているタイプのものです。扉を開閉するためのスペースがいるため、狭いオフィス内ではかえって邪魔になってしまう恐れもありますが、カギが付いているものもあるのでセキュリティ面も安心です。
3つ目は、扉を横にスライドするタイプのものです。観音開きタイプのように、書類を探す際にスペースを取らず、さらにカギ付きのものはセキュリティ面も安心です。片方ずつしか開かないので、目的の書類を探すのに多少時間がかかってしまうかもしれません。中はきちんと整理整頓しておき、取り出しやすくしておきましょう。
以上のような各種収納棚を、オフィス内のレイアウトに合わせて適宜利用しましょう。
レイアウトに合わせて選定を考えるべきオフィス家具は、イスやデスク、収納家具といった代表的なものの他にもいくつかあります、
まずは、パーテーションです。この家具は、オフィス内の様々な場面において使えるものとなっています。例えば、手狭なオフィスで会議室や業務室、応接室など、業務の内容に応じて独立したフロアが作れないレイアウトの場合は、パーテーションを利用すれば、簡易的ではありますが区切りを作ることができます。情報が外部に漏洩する(パソコンの画面を見られるなどの)心配がなくなり、セキュリティ面が多少なりとも強化されるという長所も考えられます。またプログラマーやシステムエンジニアなど、パソコンを使って作業する人が多いオフィスの場合は、パーテーションを利用することにより一人一人が作業に集中しやすいように外界からの情報をシャットアウトする、という役割が期待できます。
次に、コピー機やFAX機、そしてスキャナーなどです。近年ではこうした機能(コピー、FAX、スキャン)が統合された、いわゆる「複合機」を使う企業も増えてきていますが、自ずと機器も大きなものとなります。小規模な企業でオフィス内の面積もあまり広くないところでは、こうした複合機を一台置くことであっという間に従業員が窮屈さを感じてしまうかもしれません。例えばオフィス内ではFAXしか使わない、という状況であれば、思い切ってFAXの機能しかついていない(=機器が比較的小さい)ものを購入するというのも1つの手です。ムダに面積を使わないというコンセプトに基づいたオフィス家具の配置方法、と言えるでしょう。
いかがでしたか。オフィス内には仕事上、様々な家具を置く必要がありますが、レイアウトに合わせたものでないと、かえって仕事の邪魔になる恐れもあります。よく検討をし、仕事において様々なフォローをしてくれるような家具を選ぶようにしましょう。
