仕事は基本的に、所属する多くの従業員が一つの目標(主に企業の利益追求)に向かって行うべき作業です。しかしながら、個々の仕事がバラバラに行われていては、その目標も思ったように達成できず、利益も思ったように上げられなくなるでしょう。
そこで必要となってくるのがミーティングです。ミーティングは会社の方針を明確にし、従業員をまとめるためにも必須の「仕事」の一つとなりますが、効率の良いミーティングを行うためにはフロアのデザインにも気を配りたいところです。今回はそれについて検証していきましょう。
業務室や役員室と同様に、ミーティングルームにおいてもデスクやイスの配置などには気を配りたいところです。一人一人が話を聞きやすく、かつ意見を発信しやすいレイアウトを目指すことが、活発な、そして充実したミーティングを行うことにつながるからです。ミーティングルームはミーティングのタイプによって3つに分類されます、以下に見ていきましょう。
1:セミナータイプ
大勢の従業員が1人、もしくは複数人の話を聞くタイプのミーティングです。企画をプレゼンする場やその名の通りセミナー(勉強会)を開く場、新入社員に対する研修やそして就活生に対する会社説明会などもこうしたセミナータイプに分類されます。
このタイプのレイアウトは基本的に学校の教室を思い浮かべると良いでしょう。大人数が司会者や発表者の方を向くようにデスクやイスを配置し、発表の場にはプロジェクターを置き、プロジェクターに映し出される映像を投影するスクリーンが全員に見えやすいようにセッティングするのが肝要となります。大人数でも狭さを感じさせず、比較的快適に過ごせるような広い部屋(ミーティングルーム)を用意するのはもちろんですが、質問や意見などが活発に交わしやすいように双方向のコミュニケーションの取りやすさも意識したいところです。
引き続き、ミーティングに適したフロアのレイアウトを考えていきます。
2:ミーティングタイプ
文字通り、取引先との商談や、部署内における打ち合わせに適したタイプとなります。ミーティングの質や参加する従業員の人数にもよりますが、基本的にはミーティングに集中できるような、周りの雑音をシャットアウトできるようなデザインを目指しましょう。そういったことから、周辺のフロアからは完全に独立した形で、壁などで仕切られたデザインのフロアが良いでしょう。パーテーションを効果的に置いて「ミーティングタイプのフロア」を作り出すのも一つの手です。特に商談時には、お客様も1対1などで話しやすい環境と感じてくれます。
3:ディスカッションタイプ
ミーティングに臨む従業員同士で、活発な意見を交換しやすいタイプのフロアデザインとなります。各人がミーティングに集中しやすいように、例えば一つの大きめなテーブルを用意し、その周りに(テーブルを囲むように)たくさんのイスを置くようにすればお互いが距離的に近くなり、忌憚のない意見を交わしやすい環境ができあがるでしょう。具体的な事例としては、役員会や経営戦略会議など、企業にとって非常に重要な方針を決める時に取り入れていきたいタイプのフロアデザインとなります。
前段では、一般的なミーティングルームのタイプを考察してきましたが、現代企業においてはユニークなデザインのミーティングルームを創り上げているところもあります。それを紹介していきましょう。
まずは「和」を重視しているミーティングルームです。まるで居酒屋のようなデザインとなっています。横長なテーブルの下は掘りごたつ状になっており、従業員は靴を脱いだ状態で、床に用意されている座布団に座ります。足をブラブラさせながらまるで飲み会のような雰囲気でワイワイ楽しみ、参加者同士の距離も縮まってリラックスしながら、自由な雰囲気で独創性に富んだ意見を交わせるのです。
リラックスしながらミーティングに臨める、という観点で言えば「遊び心を持ったミーティングルーム」というデザインも近年多くの企業が取り入れています。一般的な「整列されたデスクやイス」そして「殺風景なフロア」というシチュエーションを完全に取り払い、フロア内には深く座れるソファをいくつか用意し、外からの光も効果的に取り入れることで明るい雰囲気を演出し、観葉植物やデザイン性に富んだ照明などを周りに置くことで、リラックスした雰囲気でミーティングを行うことができます。
次に、透明なガラスをふんだんに利用したミーティングルームの紹介です。人間は基本的に四方を壁に囲まれていると、どうしても閉塞感を感じてしまいます。そこで四方を透明なガラスで囲み、外の様子が見えるようにすれば一転して開放感を感じられ、伸び伸びとした雰囲気でミーティングに望め、意外なアイデアも浮かんでくるかもしれません。逆に「外からのぞかれている」という意識を持つ人もいるかもしれないので、そういった時は完全なガラス張りではなく、一部をすりガラスなどに変えることによって一定程度のプライバシーも守られるようになります。
色を効果的に取り入れることも見逃せません。色は無意識のうちに、それを見ている人間に様々な心理的な影響を与えます。ミーティングルームに効果的に配色を施せば、目的に見合った効果が得られるかもしれません。例えば赤色は情熱的な色であり、自然とハイテンションな気分にさせてくれます。活発な議論を交わしたいときや、はっきりした結論を導き出したいときなどに有用な色となります。逆に青色は人の心を落ち着かせてくれる作用のある色です。ミーティングに参加した従業員全員が意見を一人一人落ち着いて発表し、じっくり吟味するのに適した配色となるでしょう。
いかがでしたか。効率の良いミーティングを行うためには、ミーティングルーム内のデザインに一工夫を凝らすというのも一つの手段となりえます。担当者は従業員からミーティングをしやすい環境をヒアリングしてみて、ベストと思われるミーティングルームを作り出してみましょう。
