社員が企業内で働く上で、極端に言えば1日中1秒のスキもなくパソコンと向き合って作業をしたり、会議をし続けるということは実質上不可能です。そこには、たとえ10分程度でも断続的に「休息の時」が必要となるでしょう。それを可能とするのはリフレッシュスペースの存在ですが、ただあれば良いというものではありません。工夫を凝らせば凝らすほど社員には良いリフレッシュとなり、さらなる仕事への活力源となるのです。今回はそんな理想的なリフレッシュスペースというものを考えていきましょう。
一口に「リフレッシュスペース」と聞いて、皆さんはどんな場所を連想されるでしょうか。日本が高度経済成長期にあった1900年代後半の時代であれば、殺風景な喫煙スペース、お茶やコーヒーを入れるための給湯室といったものでも十分「リフレッシュスペース」と言えたでしょう。とにかく仕事をしていない時に、ほんのわずかでもリラックスすることのできるエリアがそれに該当していたかもしれません。
しかしながら現代においては、社員同士がコミュニケーションを活性化させる場所、健康促進の場所、そして大いに楽しんで新たな仕事への活力源とするための場所など、様々な定義づけがリフレッシュスペースに対して行われているのです。そうした定義をもとに、現代においては実に多種多様な「リフレッシュスペース」を、社員のために用意している企業が増えてきています。中には、まるで別世界にいるかのような錯覚を思い起こさせたり、ゲームセンターで遊んでいるかのようなフロアを設けるなど、休憩と仕事のメリハリをきっちりつけることも可能となっています。
もはや現代においてはリフレッシュスペースをただ作れば良いわけではなく、社員がきちんとオンとオフの切り替えをできるような場所の提供が企業に義務付けられている、といっても過言ではないのです。
それではどのようなリフレッシュスペースが真に社員に求められているのか、その定義を具体的に考えていきましょう。
1:仕事により体のあちらこちらに感じる異常を少しでも和らげることのできるスペース
パソコンを利用した仕事が業務の中心になってきている現代、長時間イスに座って作業をするのは身体に悪影響を及ぼします。例えば目が疲れたり、姿勢が悪いと肩や腰に痛みを感じるなどといった症状が考えられます。根本的な解決には病院などで本格的な治療を受ける必要があるかもしれませんが、たとえ一時的にでも身体をリラックスしてもらうために、リフレッシュスペースにゆったりとしたソファを置いてみたり、マッサージチェアなどを設置しておけば社員に喜ばれるかもしれません。
2:心理的にリラックスできるような広いスペース
普段オフィスでは、社員は基本的に閉塞感を感じながら仕事をしているものです。開放感を感じられるような広い面積を有するリフレッシュスペースを作り、仕事の合間にそこを利用してもらえば、心理的にもリラックスができるでしょう。オフィスの規模の関係上、そうした面積が取りづらい場合には窓際にスペースを取り、観葉植物を置くなどの工夫をすることでもリラックスできます。
3:目的によって柔軟に使用することのできるスペース
リフレッシュスペースは、ただ単に座ってゆっくりしたり、疲れをとるだけの目的以外にも様々な場面で柔軟に利用できます。集中できるワークスペースとして使用したり、打ち合わせに利用するのも良いかもしれません。もちろん昼食や夜食を取ったり、場合によってはパーティーなども開けるようにすれば、多目的スペースとして利用価値も高まるでしょう。
リフレッシュスペースはたとえ社内にあったとしても、場合によっては全く社員に活用されないことも考えられます。なぜ活用されないのか、その理由を分析するのは大事な作業です。以下に、その考えられる理由を挙げていきましょう。
1:休憩することへの背徳感
日本人は元来真面目な民族です。寝る間も惜しんでひたすら働いてきたからこそ今の経済的先進国の地位を手に入れたとも言えますが、休むことは基本的に「害悪」ととらえてしまう人も少なくありません。その結果、リフレッシュスペースがうまく活用されなくなってしまうのです。これを解決するためには、リフレッシュスペースに書籍やカタログといった図書設備を置いてみたり、パソコンを設置してネットワーク環境を整えるなどしてみれば利用者も増えることでしょう。
2:活用したくなるような魅力的な設備がない
これは前段に挙げたような考察にも通ずるものがありますが、社員がリフレッシュスペースを活用したくなるような魅力的な設備を設置すれば、自然と人も集まることでしょう。ドリンクバーのようなものを置く、卓球台、ゲーム機といった遊技台を置くなどすれば、休憩時間が待ち遠しくなる社員も現れるかもしれません。多くの社員が集まるようにすればコミュニケーションも活発化し、休憩を通して仕事の生産性も上昇するというプラスアルファが見込めることでしょう。
3:リフレッシュスペースが遠い
レイアウト上、各部署から離れた、いわゆる「デッドスペース」にリフレッシュスペースを置いてしまうと、自然と社員の足も遠のいてしまいます。したがって、どの部署からでも比較的短い時間で到達できるような場所にリフレッシュスペースを作る工夫が必要です。具体的にはオフィスの中心部であったり、出入り口に近い場所などが考えられます。
以上見てきたように、リフレッシュスペースは単なる休憩の場所という定義を超えて、様々な使用用途が考えられます。場合によっては仕事にも使えたり、遊び場として社員同士のコミュニケーションを活性化させる役割も期待できるのです。自企業のリフレッシュスペースの使い方を今一度考え、充実したものにする工夫を凝らしてみましょう。
