主に内勤作業をする社員にとって、オフィス内がどういったレイアウトになっているかは、仕事が順調にできるかどうかの一つの分かれ目、ともいえるでしょう。それだけレイアウトには最大限の気配りが必要となってきますが、今回は多くの内勤者が納得できるようなオフィスレイアウトの作り方というものを考えていきたいと思います。
オフィス内で仕事のしやすい最適なレイアウトを考え出すためには、コンセプトを編み出すことが最初の作業となります。「事務作業をする人が多いから、整然とデスクを並べて連絡の取りやすいレイアウトを作る」「営業で外回りの人が多いから、個人のデスクは他の人でも使いやすいように柔軟なレイアウトを作る」など、ある程度のコンセプトを編み出せたら、その後のレイアウトの組み立て作業も時間をかけず容易にでき、すぐに仕事に移行できるからです。
さて、そのコンセプトを編み出すためには一つの留意点があります。レイアウトを変えるわけですから、当然のことながらそこにいる全社員がある程度まで納得できるものでなければなりません。定期的に会議を開き、積極的に社員に参加してもらって、レイアウトのアイデアを出してもらうようにしましょう。様々なアイデアが出ることによって一定の方向性が決まり、社員の多くが納得できるようなレイアウトの形というものが徐々に浮かび上がってきます。また社員の立場に立ってみても「自分が社内の重要決定事項に関わっている」という意識を持てるようになり、様々なアイデアを生み出す力となるでしょう。会社への愛着心が湧き、仕事の生産性が上がるという二次的効果も期待できます。
近年ではインターネットなどを介して、気軽に「最新のトレンド」というものを情報として入手できる時代となりました。これはオフィスのレイアウトに関しても同様で、特にIT企業などは独創性に富んだ、非常にオシャレなレイアウトを編み出しています。その全てを模倣するのは難しいとしても、少しでも取り入れてみることで今までの雰囲気とはガラッと変わる可能性があり、それと同時に社員の仕事に対するモチベーションの向上にも期待できます。
いくつか例を挙げてみましょう。これまでだと部署ごとにパーテーションを設けて、エリアごとに明確な分かれ目があるオフィスが一般的でした。ところが最新のトレンドではそうしたものを取り払い開放感を演出するほか、一つのフロアとして稼働するレイアウトを採用する会社が増えつつあります。部署間の垣根が心理的にも取り払われ、全社的なコミュニケーションを可能としているのです。
また、リフレッシュルームにも工夫を凝らすというのがトレンドの一つにもなっています。単純に疲れた頭や身体を休める場所、という意味以上に、ドリンクバーや遊び場などを設けることで、社員に楽しんでもらいながら次の仕事への活力源としてもらう考え方が浸透しつつあるのです。
オフィスレイアウトを作成するにあたって、仕事上効率的なデスクやイス、オフィス什器の並べ方を考え出すのはある意味当然の真理です。しかしながら、そうした機能面の他に、オフィスの「見た目」も、実は社員が快適に仕事を行う上で必要な要素となります。それを実現する一番の近道となるのが「色合い」です。
色は人間に様々な心理的な影響を及ぼします。赤やオレンジなどの色は「情熱系」と呼ばれ、オフィス内に効果的に配色すれば仕事への意欲も湧いてくることでしょう。反対に、あまりにも目立つ形で配色してしまうと目がチカチカするなどかえって疲れがたまる原因ともなるので注意が必要です。
一方、青やグレーといった色は心理的に人間の心を落ち着かせる役割があります。ミーティングルームなどで社員が出す意見などを冷静にまとめる時などに向いている配色と言えるでしょう。
そして緑は、人間に癒しのパワーを与えてくれます。観葉植物などを置いてひと時の和みの場を提供してみたり、自然が豊かな場所に囲まれているオフィスであれば、窓を広くとって外の木々といった緑の様子を見やすくするなどのレイアウトが考えられます。
以上のような配色が考えられますが、いずれの色も「過剰な配色」は厳禁です。心理的に圧迫してしまう場合もあるので、細心の注意を払いつつも効果的な配色を目指しましょう。
社内で仕事をするときに欠かせないのが各種オフィス什器。代表的なものは書類のコピーやスキャンの専門機、あるいはFAXなども合わせた複合機といったものが考えられます。その他にも書類を収めておく収納棚や、デスク上にあるパソコンやビジネスフォンなどもオフィス什器の一つとして数えられます。
こうしたオフィス什器は年が経つにつれてどうしても劣化していくもの。レイアウトを新たに考え出した、まさにその機会に買い替えを検討するのも一つの手と言えるでしょう。もちろんコストとの相談になりますが、近年では比較的安い価格で手に入れられ、しかも高性能であるオフィス什器もたくさんあります。インターネットなどでいくつか見比べをして、最安値のオフィス什器を購入すれば会社にとっても大きなプラスとなります。
そしてオフィス什器を購入した後は、それをどこに置くかというのもレイアウトのアイデア上、非常に重要な作業となります。オフィス内で社員が動き回る「動線」を確保しつつ、誰がどこの席にいてもすぐに使用できる場所に配置しましょう。
レイアウト変更時、オフィス什器を新たに購入し、それを効果的な位置に配置できれば社員の(新しいものを使えるという)モチベーションがアップし、生産性も上がることになります。
以上みてきたように、オフィス内で新たにレイアウトを考え出すときには、様々なアイデアを社員同士で出し合うことが必要となってきます。多くの社員が納得したレイアウトを作り出すことは、さらなる生産性の向上につながる可能性を秘めているのです。
