新たに事業を起業するにあたっては、様々な準備が必要となります。特に、仕事場となるオフィスのレイアウトはこだわりぬきたいところでしょう。しかしながら、計画段階であまりにも現実離れしたオフィスレイアウトを作り出してしまうと、いざ工事の段階に入ったところで思わぬコストがかかり、完成しても仕事の効率面が悪いことが判明したりして、最悪のスタートとなってしまうことも……。今回はオフィス開設にあたって考えるべき、オフィスのスペースと内装といった基本的な事項を考察していきます。
オフィスを開設してすぐに仕事が開始できるように、レイアウトで気を付けるべき最も重要なポイントは、オフィス内に有効なスペースを作る、ということです。スペースが狭いと仕事がやりにくくなり(従業員が動き回る動線が少なくなり)、その結果生産性が悪くなってしまうのです。オフィス開設前の計画段階でこのスペースを作り出す必要がありますが、ここで必須となってくるのが「ゾーニング計画の立案」です。
ゾーニングとは、オフィスレイアウトの設計図を作成した段階で、必要となる機能スペースを大まかに位置取る作業です。レイアウトの基盤にもなりますが、重要なのは各フロアごとのスペースの関係性をしっかりと確立するということです。従業員が普段の仕事を行う「業務室」、ミーティングを行う「会議室」、社長職などの人たちが仕事を行う「役員室」、取引先の人と商談を行う「応接室」、そして企業の入口となる「エントランス部分」などがそれにあたります。
例えば応接室なら、お客様にスムーズに入ってもらうよう、エントランスの近くに設置します。業務室は企業のセキュリティ上重要な情報を扱う部署でもあるので、お客様の目に届かないよう奥の方に設置する、といった様々なゾーニング計画が考えられます。個別に、慎重に計画を立てるようにしましょう。
オフィス内で働く従業員は、1日中パソコンの前に座って作業をしたり、デスクで電話応対をしているとは限りません。同僚や上司に仕事上の報告をするため、オフィス内を動き回る場合があります。そんな時にオフィス什器や山盛りになった書類の山があったらどうでしょうか。動きづらくて若干でも時間のロスとなってしまいます。また、あまりにも狭い通路だと、従業員同士の衝突という思わぬ事故につながる場合も考えられます。以上のようなことが重なると、結果的に仕事の生産性を低下させることにつながりかねません。この、従業員がオフィス内で歩き回ると思われる経路のことを「動線」と呼びます。
動線に関しては、次にあげるようなポイントを押さえて計画を立てるようにしましょう。
1:メインの動線=従業員がよく通る経路をはっきりさせる
2:袋小路(行き止まり)を作らない
3:従業員があまり通らない、不必要な動線を省略する(スペースの確保に最も重要な要素となります)
4:避難経路の確保(防災上、必要となってきます)
5:法律上守らなければならない最低限の通路幅の確保
特に、避難経路の確保や法律上の通路幅の確保に関しては、不十分だと省庁から指摘を受け修正を迫られる場合もあるので、あらかじめ注意して計画を立てるようにしましょう。
これまでは、オフィスレイアウトにおける基本、スペース確保について考えてきました。次にオフィス開設にあたって考えるべきは、やはり具体的な内装となります。内装によっては従業員のモチベーションを引き上げて生産性を上げ、リクルーターにとっても魅力的なオフィスであるというアピールをし、さらに商談で訪れる取引先関係者に対し良い印象を植え付けることも可能になるのです。内装はどのようなものがいいのか、こちらに関してもあらかじめ計画を立てておく必要があります。
計画を立てるうえで基本中の基本となるのが、内装を作る目的の明確化です。目的があやふやなまま内装工事を進めてしまうと、いざ完成した時に仕事がやりにくい部分が発生してしまい、「こんなはずではなかった」と後悔する可能性もあります。再び工事を(一部とはいえ)やり直す事態になると、コストもかかりますし、何よりも新事業のスタートが大きく出遅れてしまいます。目的を明確にすれば、内装工事を担当する業者にもはっきりと「ここはこうしてほしい」という意志を伝えることができますし、(業者の質にもよりますが)理想を100パーセント現実のものとしたオフィスができあがることでしょう。
オフィスの内装を考えるにあたって、ある程度のコンセプトを持つことは重要です。具体的にはどういったコンセプトがあるのかを次に見ていきましょう。
1:生産性を重視する
ある意味、オフィスの基本的な内装のあり方です。余分なものを排除することによって、仕事に集中しやすい環境を創り上げます。
2:コミュニケーションを重視する
仕事の性質上、会議や簡易ミーティングを頻繁に行う必要がある場合は、会議室を中心にした内装が考えられます。
3:従業員の福利厚生を重視する
近年、IT企業などによく見られる内装であり、カフェスペースや遊び場の導入など休憩できる場所を充実させ、仕事のオンとオフを切り替えやすくなります。
4:自然を重視する
こちらも最近のトレンドであり、特に自然をテーマにした企業などは、観葉植物をはじめとした「緑」を各所に散りばめた内装になっていて、従業員の癒しの存在になっています。
5:効率を重視する
デスクやオフィス什器のレイアウトを重視し、とにかく「仕事のやりやすさ」を目指した内装となります。
内装のコンセプトには、以上のようなポイントがあります。自分がオフィスを開設したいと思った時にどういった方向性を目指しているかを明確化すれば、自ずと内装のコンセプトも決まってくることでしょう。
以上みてきたように、オフィスを新たに開設するにあたって順調なスタートを切るためには、あらかじめ「計画」を立てておく必要があります。仕事をしやすいようにスペースを振り分ける「ゾーニング計画」、そして内装はどのようにすればよいのかの計画を、ポイントを押さえて立てることにより、理想のオフィスができあがることでしょう。
