オフィスを移転するときは、慌ててバタバタしがちなもの。特に初めて移転する場合、何をどうすればよいのか分からない人も多いはずです。この記事では、初めてオフィスを移転する人のために、事前に考えておくべきことや、しておくべき手続きをご紹介します。
オフィスを移転する前には、まずその目的を確認しておきましょう。固定費削減のためなのか、事業拡大のためなのか、他にも考えられる理由は全て書き出し「本当に移転が必要な理由」を明確にしておきましょう。また、事前にその予算や立地などに「優先順位」をつけておくことも大切です。コストなのか、立地なのか、もしコンサルタントを雇うにしても、その点をハッキリさせておくと、その後の流れや手続きが非常にスムーズになります。
オフィス移転の際に、よく抜け落ちてしまいがちな手続きが「現在使用しているビルの管理会社・オーナーへの連絡」です。契約解除は事前に通達することが義務付けられており、解約予告時期はビルによって異なりますので、確認をしたうえで、必ず解約希望日の3ヶ月〜6ヶ月前には連絡をするようにしましょう。その期限を過ぎた場合は、新オフィスの賃料とのダブルコスト（二重払い）になる可能性があるので気を付けた方が良いと思います。事前に次の物件を決めてしまっても、管理会社と上手く話がまとまらなければ、先には進みません。契約書をしっかりと確認した上で、「移転を考えています」と、相談を持ちかけておくのが得策といえるでしょう。
オフィス移転は住所が変わるだけですが、実は多くの手続きが必要です。日頃からお世話になっている取引先への報告は、物件が決まれば、移転前にお知らせしておくべきでしょう。また、関係官庁への届け出も忘れてはいけません。移転前から行えるものや移転後にしか行なえないものもあるので、事前に調べておきましょう。法務局、税務署、社会保険事務所、労働基準監督署、その他多くの手続きを、漏れ無くできるようにチェックリスト化しておきましょう。
オフィス移転に関しては、引っ越し会社の選定や物件探しに目がいきがちです。しかし、こうした手続きをしっかりと踏んでいなければ、あとあと大きな問題に発展していく可能性を秘めています。ここに挙げたポイントは、最低限押さえておきましょう。
