事務所の移転には多くの手続きが必要です。デザインや工事はコンサルタントに依頼できても、手続きばかりは担当者がしなくてはなりません。この記事では、多くて忘れがちな、事務所の移転の際に必要な手続きをまとめてみました。
事務所移転に関して、役所関係の手続きは以下のようになります。
・税務署
「事業年度・納税地・その他変更移動届書」
「給与支払事業所等の開設・移転・廃止届書」
・都道府県税事務所
「法人の異動届」
「登記簿謄本」
・社会保険事務所
「健康保険・厚生年金保険適用事業所所在地名称変更届」※健康保険証の交換も必要
・労働基準監督署
※都道府県内：労働保険名称・所在地等変更届を提出
同一管轄内…従来と同じ監督署
管轄外…新監督署
※都道府県外
旧所轄監督署…「廃止届」
新所轄監督署…「労働保険関係成立届」「労働保険概算・増加概算・確定保険料申告書」
・公共職業安定所
「雇用保険事業主事務所各種変更届」…新所轄事務所
・消防署
「防火管理者選任届」…都道府県事務所
付き合いのある取引先には、事務所移転の1ヶ月前ぐらいをめどに、お知らせの連絡をしておきましょう。間違っても、「訪問したらすでに会社が無かった」といった状態にならないように注意が必要です。また、銀行などをはじめとする金融機関、固定電話回線のNTT 、郵便局などへの手続きも、忘れずに行うようにしましょう。郵便物が前の住所に届けられ、万が一「送り先無し」となれば、下手をすれば企業としての信用を失いかねません。
Facebookページやツイッター、ラインなどの企業公式アカウントを持っている場合は、その情報を事務所移転後に最新状態に更新しておきましょう。企業の名刺やホームページの情報も同様に手続きは必要です。また、そういったアカウントで、事前に事務所の移転に関するお知らせを告知しておいた方が得策といえます。また、会社単位で配送してもらっている飲料や食品、新聞や雑誌などがあれば、関係する会社には事前に告知をしておきましょう。
このように、事務所の移転に関しては非常に多くの手続きが必要となります。この記事や各官庁のホームーページなどを参考に、チェックリストを作り、漏れのない手続きを行いってください。そうすれば、今後の移転する際には、もっと効率よく手続きを行えるでしょう。
