賃貸オフィスの移転には様々な手続きが必要です。初めての移転であれば尚更のことでしょう。そのためには、まず必要な手続きを具体的に把握しておく必要があります。抜けや漏れがないように、入居手順のチェックリストを使ってスムーズな移転に備えましょう。
賃貸オフィスの入居手順の最初のステップは以下の通りです。
①契約書を確認して解約の旨を伝える(契約期間内であれば違約金が発生する可能性あり)。
②原状回復についてオーナーまたは管理会社と話し合いをし、保証金の返金額と時期を把握しておく。
③移転先オフィスに求める条件を決め、選定を開始。オフィス移転コンサルタント、ビルの仲介会社などに依頼してもよい。以下の項目を参照に、ある程度具体的にイメージしておく。
・広さ、面積
・立地、駅からの距離、駐車場の有無
・初期費用、家賃の予算
④移転先が決まれば契約書を交わし入居の手続きを進める。
移転先の賃貸オフィスが決まれば、次の入居手順はレイアウトや引越しに関わるものがメインになります。ここからの手順は社員数が2〜3人の小規模な企業であれば自分たちでも行えますが、それよりも規模が大きくなると手続きも多く自分たちでやるのは中々難しいのが現状です。そのため、オフィス移転のコンサルタント会社などに依頼した方が効率的といえます。
①オフィスのイメージを明確にし、それに基づいてレイアウトプランを立てる。以下の項目を参考。
・全体のカラーリング(メイン、サブ、アクセント)
・理想とする企業のオフィス(もしあれば)
・リフレッシュルームの有無 ・照明について
・家具、インテリアについて ・騒音対策について
②レイアウトを決定したら、各担当会社へ工事の見積もり、発注をする
・引越し会社
・電話回線会社
・ネット回線会社
・不用品回収会社
・内装工事会社
新しい賃貸オフィスのレイアウトが決まり工事が開始されれば、後の入居手順は各種手続きの準備に移ります。
①引越しに関する各種官公庁への手続きの準備をしておく
・法務局
・税務署(法務局へ行った後)
・都道府県税事務所
・公共職業安定所
・労働基準監督署
・消防署
・郵便局
・警察署(車庫証明)
②取引先へ住所と電話番号変更を記した移転挨拶状を送っておく
③社員に対して移転のスケジュールを周知させておく
④当日は決めていたスケジュールに従って動き、移転後は準備していた各種官公庁への手続きを抜かりなく行う
このように、賃貸オフィスの移転に関する入居手順は一人で行うにはかなり骨の折れる作業です。社内のメンバーに手伝ってもらってもよいですが、オフィス移転コンサルティング会社などに依頼し、プロの手を借りながらスムーズな移転をするのもよいでしょう。
