会社の業務はそれぞれの部署ごとに与えられた役割があります。仕事に対する自己評価は、本来、その役割がこなせているかによって決めるべきこと。「そうは言っても、総務の仕事ってなんだか地味だよね？」と自分を卑下している人、ぜひ総務の仕事に対するイメージや考え方を変えてみましょう。総務のモチベーションを上げる考え方や方法をまとめたので参考にしてみてください。
たとえば営業や開発・製造といった部署の場合、自分の関わる仕事の名宛人は、「市場に存在する不特定多数の消費者やクライアント」です。消費者やクライアントは「会社の外の人」と呼びかえることができます。
総務という部署のなかでも、たとえば受付業務を担当する人なら、会社外から来訪するお客様と接する機会が多いので、やはり「会社の外の人」を相手にする仕事といえます。また、中小企業の総務部では、広報や法務を兼ねていることが多いため、その場合もやはり「会社の外の人」を相手に仕事をする場面が多くなります。
では、それ以外の総務の業務は、誰を相手に仕事をしているのでしょうか。経理、人事、社員の福利厚生・安全衛生・健康管理から備品等の管理といった庶務的業務などは、もっぱら「会社の中の人」、つまり社員を相手に仕事をしています。「総務の仕事は地味」だとか「スポットライトを浴びることのない裏方」といったイメージも、会社の中で、社員を相手に黙々と仕事をしている総務の裏方的姿から生まれたものでしょう。
しかし、これは考えようによっては、「社員こそがお客様」と捉えることができるわけです。営業や広報の仕事がクライアントや消費者のニーズに応えるのと同様に、総務もまた社員のニーズに応えることが大切な仕事となります。ステークホルダーの属性次第で仕事の優劣も変化する、なんてことはありませんよね。お客様はお客様。総務だって、自らの仕事に誇りをもって取り組むべきです。
「総務の仕事って、結局は何でも屋、便利屋でしょ？」そう考えている人、多いのではないでしょうか。たしかに総務の仕事は多岐に渡るのは事実。
しかし、「総務＝庶務」というステレオタイプ的な誤解は、総務が扱う業務のバリエーションがあまりにも広く、第三者から見ると仕事の全体像がつかめないことに起因するのです。決して「総務の仕事は底が浅い」わけではありません。それどころか、会社の規模が比較的小さい場合、経理、法務、人事といった高い専門性を求められる業務さえ総務に割り当てられることもしばしばあります。そう考えると、「総務の仕事は広く、深い」と考えることもできるのではないでしょうか。
備品を補充したりするだけなら、たしかに「何でも屋・便利屋」かもしれませんが、実際の守備範囲は上にみたようにきわめて広範で、スムーズな業務の遂行のためには全部署の社員と密なコミュニケーションをとる必要があります。
無駄を避けるのに欠かせない「コスト意識」も、他の部署よりもいっそう求められるのが総務です。コスト意識を養うためには、会社全体の業績に目を配る心がけが欠かせません。このように考えると、総務という仕事は単なる「何でも屋・便利屋」ではなく、「ゼネラリスト」と呼ぶのがふさわしいのではないでしょうか。
もちろん、会社の規模が大きい場合には、個々人に割り当てられる業務内容はそこまで広範ではなく、労務管理、経理、広報、法務等に分類されることでしょう。しかし、それらの分野の経験、実績を積み重ねていくことで、「一つの企業体がどのような目的をもって活動しているのか」を自分の頭のなかでイメージできるようになることには違いありません。結局、会社の規模の大小に関係なく、総務で長くキャリアを積むことには、一人の企業人として広い視野をもった人間を育てる効用があるのです。
総務はゼネラリストを育てる。この事実を知っているだけでも、仕事へのモチベーションは大きく高められるのではないでしょうか。
自分の担当業務に関係する資格の取得を目指すのも、仕事のモチベーションを高めるには有効です。総務の仕事に関わる資格はいくつかありますが、特に有用なのが簿記検定、ビジネス・キャリア検定、社会保険労務士の3つです。
1つ目の資格「簿記検定」を取得するには、言うまでもなく会社の経理についての理解が欠かせません。内容のレベルは級によってことなりますが、中小企業なら簿記2級、大企業や上場企業なら1級を持っていると武器になります。
ただ、「私は総務部には属しているけど、経理とは関係ない仕事です」という人もいることでしょう。そのような人にとっても、会社のお金の流れを理解していることは、一つの企業体がどのように利益を生み出すかを俯瞰するための素養となります。それは、「総務が会社の利益に貢献するためには、（直接的でなく、間接的に）何ができるか」という問題意識の源泉となり、仕事へのモチベーションを高めてくれます。
2つ目の資格「ビジネス・キャリア検定」は、「企業の職務遂行に必要な実務能力」を客観的に評価する試験です。「人事・人材開発・労務管理」、「経理・財務管理」、「営業・マーケティング」など8つの試験分野に分かれているので、自分の担当業務に関係する分野で受験できます。
たとえば、労務管理に従事している人なら、「人事・人材開発・労務管理」分野を受験することで、労使関係や就業規則についての広範で正確な知識を身につけることができます。専門書で自学自習するのも良いのですが、テストによって正誤をチェックされることで、曖昧な知識を排除できることのメリットは大変大きいといえるでしょう。
3つ目の資格「社会保険労務士」は、上記2つの資格よりもはるかに高度な内容となります。試験範囲も総務に関わる法規全体をカバーしているので、合格にいたるまでに必要な勉強時間も相当必要です。しかしそれだけに、取得することで得られる知識や周囲からの評価は絶大なものがあります。
また、もしあなたが将来会社から離れ、長年の総務経験を活かした仕事（たとえばキャリアコンサルタント）をしようという場合にも、社会保険労務士であることは大きな看板となります。もちろん、最初から社会保険労務士として独立することを目標とする場合にも、「かつて～年間総務でキャリアを積んできた」という経験は、あなたが知識だけでなく、豊かな現場経験も有している真のプロフェッショナルである印象を与え、顧客の信頼を勝ち取る要素となります。総務の経験と社会保険労務士の資格取得は、間違いなくあなたのキャリアアップに貢献してくれることでしょう。
モチベーションが上らないと業務の効率が下がるだけでなく、仕事への情熱も失われてしまいます。仕事の時間は一日の多くを占めていますから、働く人々にとってモチベーションの有無は人生に大きな影響を与えると言っても過言ではないでしょう。ご紹介したような考え方や方法を参考に、「できる総務」を目指してください！
