オフィスの移転が決まりました。そうなると総務担当者は実務をこなしながら移転のプロジェクトに大きく関わっていくことになります。その業務内容はかなりの労力や時間を必要としますが、限られた時間でミスのないようこなすためにあらかじめ何が必要なのかを徹底的にリストアップし、チェックリストを作ることが重要です。ここではオフィス移転で戸惑ってしまわないよう総務がするであろう様々な移転へのステップをまとめてみました。
オフィスの引っ越しともなると業者選びや各分野の見積もりなど様々な課題があります。オフィス移転に特化した業務を一貫して行っている会社にお任せするという方法もありますが、総務担当者が何をどのように手をつけていけばいいのかを見てみましょう。総務の仕事は幅広く多岐にわたりますので、忘れないようリストアップしておくといいですね。
まずは旧オフィスでやるべきこと、新オフィス関連の様々な決め事、新オフィスでの環境づくり、庶務的な業務、引っ越し作業についての諸々の手配、各種変更手続きなど数え切れないほどあります。
新オフィスのルールを作ることも総務の重要な仕事です。それを社内に配布できるかたちで資料にする必要性もあります。また、旧オフィスで使っていたリース・レンタル品の解約やもろもろの移転手続きもかなりの量があります。移転直前まで使うものについても注意が必要ですが、引っ越し後すぐに会社が稼動できるように設備を整えておかなくてはいけません。新オフィスでの入館、退館方法の確認や新しい内線番号の割り振りなども総務の仕事です。また、新しく作る社員証や名刺、封筒や印刷物、ホームページなどの住所変更やゴム印の手配も事前に行っておき、移転直後から使用できるようにすることが必要です。
オフィスの移転にあたり、旧オフィス、新オフィスでやっておくべきことをリストアップしておきましょう。
【現在のオフィス】
・賃貸の解約予告の時期
・原状回復条件や原状回復工事の費用見積もりについて（どこまで原状回復が必要かも）
・預託金の返還時期は？
・新オフィスへの入居可能日の確認
・業者手配やスケジュール作成、費用の確認
【新オフィス】
・新オフィスの選定
まずは立地を選びます。それには社員の通勤時間やそれに伴う費用がどうなるかを計算しましょう。最寄駅からの所要時間や近隣施設のチェックもします。（銀行や郵便局、役所の位置や周辺に商業施設があるかなど）物件の他に入居しているテナントについても確認します。家賃、共益費、敷金礼金、保証金、更新料、預託金などのコストの算出も必要です。
・社内の移転準備の段取り
まずは移転のスケジュールを出します。社員へ移転計画の説明も行います。引っ越し業者、内装業者を決めます。電話や通信機器の移転の手配をします。OA機器の移設の手配もします。
・オフィスプランニング
使用人数はどれくらいになり、レイアウトプランを一人当たりの面積、収納＋リフレッシュスペースや受付、会議室、応接室などの広さなども検討する。引っ越しに伴い新規に什器や備品を購入するのかも検討します。内装工事の見積もりも出してもらいます。新オフィスが作業効率や社員のコミュニケーションに良いレイアウトになっているかも大切です。
・移転案内
移転案内を作成し、いつ発送するかを決めます。送付先をリストアップします。印刷の発注や宛名書きを行い、発送をします。
【工事作業のチェックリスト】
内装業者やインテリアについての作業とともに、電気設備などについてもチェックしましょう。
・内装業者のレイアウトの提案が理想的なものか、企業イメージに合っているか
・各部屋の間取りや広さなどスペース配分の確認（収納スペースの確保）
・引っ越し作業や電話、機器の移転作業のスケジュール確認
・空調設備の確認
・電源の位置と電気容量
・費用の確認（コストを割いてでも力を入れたい場所、極力コストをかけないで行きたいところは工夫ができないかも考慮）
・工事スケジュールに無理がないように組まれているか？
・法規上の問題がないか？
・家具や什器の発注、転用リストなど
【引っ越し作業のチェックリスト】
・スケジュールの確認
・移転するもの、残しておくもの、廃棄するもののリストアップ
・廃棄物の処理方法の確認、手配（引っ越しにあたり荷物をまとめていくと大量の廃棄物が出ます。）
・梱包方法と搬出、搬入方法の確認
・社内説明会を開き、社内での作業の割り当てを確認（引っ越しマニュアル作成）しましょう。社員が梱包作業をスムーズにしてくれるよう周知徹底が必要です。
・最終レイアウトを現場でできるか確認
・鍵やセキュリティカードの返却
オフィス移転にあたり様々な手続きが必要になります。すべて総務が行うものとは限りませんが、どのような手続きが必要になるかは確認しておくとよいでしょう。手続きの漏れがあると、あとから指摘され問題になることもあります。手続き漏れのないように、必要な事項をリストアップしておくことをおすすめします。
たとえば、オフィス移転で必要になる手続きとしては、下記のようなものがあります。
・新聞や宅配などの住所変更手続きは契約しているものすべてもれのないように行います。
・電話やネット契約、リースしているものの移転手続きも引っ越し前後にスムーズに使えるような移転手配をしましょう。
・郵便局の移転届けや銀行や加入団体への住所変更、転送手続きは早めにしておきましょう。
・「支店（本店）移転登記申請書」を法務局旧所轄登記所の商業法人係に提出（移転日から2週間以内）しましょう。
・「事業年度、納税地、その他の変更異動届出書」を新旧納税地管轄の税務署に異動後速やかに提出しましょう。
・「給与支払い事業所等を開設・移転・廃止届出書」を新旧納税地管轄税務署に移転日から1ヶ月以内に提出しましょう。
・「適用事務所所在地変更届」を旧住所管轄の社会保険事務所に変更日から5日以内に提出しましょう。
・管轄地が変わった場合は労働基準監督所・ハローワークに変更の10日以内に名称や所在地の変更届けを提出しましょう。
上記は一例であり、移転のケースによって様々な手続きが必要になる可能性があります。手続きについてもしわからなければ、専門家等に相談するのもよいでしょう。
以上のようにオフィスの移転における総務の仕事は数え切れないほどあります。通常業務もこなしながらスムーズな移転のためになるべく労力や時間、コストを抑えながらこなさなければいけません。旧オフィスの契約条件の確認からはじまり新オフィスの選定、その契約やプランニング、移転手続きや各種業者の選定などを上手に負担を減らしながら快適な新オフィスを探し、新しいスタートを成功させましょう。
