オフィスの移転は会社や社員全体にとって、非常に大きなプロジェクトです。移転前の問題をしっかり把握し、移転後の職場の環境を改善されたものにするために、確認しておくべきことがたくさんあります。会社の業務に出来る限り影響を与えないスケジュールの立て方を知り、そのスケジュールに沿って確認作業、準備作業をしていくことが重要です。会社の業績にも繋がる大事な移転を失敗しないように、しっかりおさえておきたい点をご説明します。
まず重要なのは、移転の立案です。何故オフィスの移転が必要なのか、現状のオフィスでの問題点と新しいオフィスに求められる改善点を明確化する必要があります。移転の目的を明確にしておくことで、物件を探す際に優先順位がつけやすくなり、移転後の失敗の懸念をなくすことができます。また、移転には時間もコストもかかるため、移転のためのプロジェクトチームをつくり、作業を分担していくことで状況を把握しながら進めていくことも重要です。
移転の目的を明確化し、人員を確保したら、確認や必要な作業のチェックリストを作成しましょう。移転のための必要事項をピックアップしていくと、それに基づいてどれくらいの時間がかかるのかが分かります。チェックリストを確認しながら移転までのスケジューリングをしていくと、スムーズに作業を進めることができます。
そこで大事なのは、最初に引っ越し日を確定しておくことです。事務所賃貸の解約予告期間は6ヶ月前となっているケースが多いですが、契約期間内に解約すると違約金が発生する可能性がありますので、必ず賃貸契約書で確認して引っ越し日を決めましょう。引っ越し日を決定しておかずに移転作業を進めてしまうと、物件探しやオフィスレイアウトを決めたり、内装の改装が間に合わなかったりといったトラブルが発生するリスクが高くなります。また役所に提出する書類の準備にも影響しますので、移転のスケジューリングは大変重要となります。そのようなことから移転の準備期間としては、会社の規模にもよりますが、目安として6ヶ月～8ヶ月くらいと考えておくと良いでしょう。
・8ヶ月前……移転の立案やスケジューリング、物件探し開始等
・6ヶ月前……解約予告、新物件確定、レイアウト設計等
・5ヶ月前……内装工事業者の見積もり選定、費用算出等
・4ヶ月前……内装工事発注、電話回線、電気や水道等の手続き等
・2～3ヶ月前……引っ越し業者の選定、打ち合わせ等
・1ヶ月前……各官庁への書類届け出、内装設備工事完了、取引先への移転挨拶状作成等
・1～2週間前……移転の説明会開催や新規家具や備品搬入、書類整理等
上記であげたスケジュールを例として参考にしてみてください。
また、見落としがちな項目として、旧オフィスの引っ越し後の原状回復工事があげられます。こちらの業者選定も3～2ヶ月前くらいには済ませておいた方が安心です。移転後1週間後に原状回復工事、旧オフィスの鍵を返還し、敷金、保証金の返還の手続きとなります。
移転には綿密な準備が必要であることが分かったところで、非常に重要なのは物件探しです。移転の立案の時点で何を最優先にするかによって変わります。立地を優先するのか、物件の広さや設備を重視するのか、コスト削減のためなのか等、それぞれの会社によって優先順位に違いがあります。物件を探すためには不動産会社を仲介しますが、この優先順位をよく理解して物件探しをしてくれる不動産会社選びが重要になります。早めに選定して、良い物件情報を得るようにしたいところです。
物件を探す際に確認しておきたいのは、ビル設備です。トイレや給湯室等の充実度や、駐車場の有無と料金、電気容量や電話回線数、光通信、OA対応しているかどうか、空調設備やエレベーター、セキュリティシステムの状況等、物件探しを始める前に必要事項をピックアップして不動産会社に相談しましょう。
広さを重視する場合は先にレイアウトを確定しておきます。会社の成長の度合いにもよりますが、5年くらい先までの増員計画を作成してみると、どのくらいの広さが必要なのかを決める目安になります。机をいくつ置けるのか、何人で使用できて、収納スペースやミーティングスペース等の確保が出来るかどうか等の確認が重要です。そのためにはレイアウトの設計を設計事務所に依頼するかどうかも早い段階で決めておきたいところです。
また、同じビル内に同業他社が入っていないかどうかも必ず確認しておきましょう。良い物件にめぐり合うために、最低5件は内覧して資料を取り寄せることをお勧めします。オフィスの移転に際して一番避けたいのは、移転後に移転前のオフィスの問題点が改善されていないことです。移転の目的に沿って、余裕を持って作業を進めていきましょう。
それでは、移転のコストを出来る限り削減するにはどうしたら良いかを見てみましょう。
移転に際してまず気になるのは事務所家賃です。不動産会社に相談する前に、「移転に失敗しないためには？」で記述した増員計画を作成しておくことが重要になってきます。なぜかというと、一度の移転にかかるコストは、引っ越し代だけでなく、内装工事や原状回復工事その他、かなりの額になります。移転したものの、会社の成長に伴って人員がどんどん増えて手狭になり、またすぐに移転しなければならない、というようなことになると無駄なコストとなります。何度も移転を繰り返すのと、物件探しの段階で想定よりも10～30％の広さの物件を選ぶのとでは、そう大きな差額がないとすれば、移転の回数が少ない方が得という考え方もあります。事務所を借りれば内装工事が発生し、解約すれば原状回復工事が発生します。それぞれ適正坪数を把握し、中間業者の少ない業者を選ぶことや、内装工事を出来るだけシンプルにすることもコスト削減になります。内装工事をシンプルにすることで、移転後のオフィスの模様替えをしやすくするという利点もあります。また、移転の際は通信費や印刷複合機リース等の維持費を見直すのに良い機会とも言えるでしょう。
このように、オフィスの移転には大変な労力とコストがかかります。コストを削減しながら上手に計画してスムーズに作業を進めることで、新しく快適な環境づくりが出来れば会社の利益にも繋がるでしょう。失敗しない移転のための参考にしてみてください。