スマートフォンやタブレットの登場により生活の一部となっているアプリには、ビジネスにも大きく役立つものがあることをご存知でしょうか。ここでは、総務担当者の仕事に役立つアプリに注目してみましょう。
総務担当者の仕事は、労務や会計、企業法務など企業によってさまざまです。そのため、他社の動向やトレンドをはじめとし、広い知識と視野を備えておきたいものです。
そのような総務担当者の仕事に役立つアプリを3つ紹介したいと思います。
情報がデジタル化している現在でも、膨大な量の紙媒体が使用されています。企業の中でも幅広く管理をし、たくさんの書類に携わっている総務担当者が目にする書類の量は多く、全てを持ち歩くことは難しいものです。しかし、普段必要としていない書類や名刺でも「あれば便利」というタイミングは必ずあります。
そんなときに役立つアプリが「CamScanner+」です。
このアプリの機能には、
・スマートフォンがスキャナーになる
・手軽に記録できる電子データベース
・画像をテキスト化
・PDFコンバーター
・Air Printやファクシミリ
・ドキュメントの共有・管理・同期
などがあります。
従来のスキャンアプリでもiPhoneに画像を取り込むことは可能でしたが、このアプリではうまく撮影できなかった画像でも見やすい情報処理方法を選択するだけでキレイに補正をしてくれます。その画像をデータテキスト化することも可能で、読み取りができなかった箇所には自分で付け加えることもできるので失敗しません。また、テキスト検索などの資料探しも簡単なので、データ化したファイルの保存や共有も簡単に行うことができます。
【CamScanner+ 】
情報の漏えいや個人情報の管理など、日常生活の中でも暗証番号を使用する機会が多い現在では、企業など顧客や社員の管理をする立場ではどれだけ慎重に扱わなければならないのでしょうか。総務担当者は、人事に携わる機会も多く、人一倍個人情報などに気を付けなければなりません。情報を一括で管理することは難しいものですし、そうとは言っても暗証番号をすべて統一させるのもリスクがあります。総務担当者は、大量の暗証番号をどのように管理すればいいのでしょうか。
そこで役に立つアプリがパスワード管理のために開発された「Password 3 Lite」です。このアプリは普段使いしやすく操作が簡単です。
アプリ自体の機能としては、
・iCloudのバックアップ
・データのバックアップ
・秘密メモ、秘密文字の保存
・暗証番号カードやクレジットカードなどの写真情報
・自動パスワードの生成
などです。
さらにTouch IDアンロック、または侵入監視、パスワード入力失敗時には入力者の写真と位置を自動で記録します。簡単な操作で使いやすいうえに安心して使用できるパスワードアプリです。
【Password 3 Lite】
企業では、さまざまな情報を確認するために紙媒体として資料を作成します。しかし、貴重な資源である紙を無駄にしないためには、なるべく紙に印刷せず、なおかつ嵩張らずにiPhone1台で収納できたら簡単ですよね。そんなときに役立つアプリが「ACT Printer」です。
このアプリは、Web上のページや書類をプリンターへ印刷する要領で、PDF形式にしてiPhoneに転送してくれるアプリです。ただし、アプリを使用するためには、初めに専用ソフトをPCにインストールする必要があります。
使用方法は、アプリを起動させた状態で、Webサイトや書類などのアプリケーションを開き、通常通りプリントを選択します。あとは転送したいデバイスにiPhoneを選択するだけです。転送されたファイルはドキュメントという欄にリストアップされるので、ドキュメントの中のファイルを選択するだけで転送されたファイルの中身を確認することができます。Webサイトや書類によっては多少レイアウトが異なる場合もありますが、基本的には紙に印刷する場合と同じような形でファイル化されます。
普段から使用しているiPhoneの中に、情報を印刷することができるのはとても楽です。このアプリは仕事での大切な書類だけではなく、ちょっとしたものを印刷したいときにも便利です。
例えば、プライベートでの航空券やチケットを購入した際に「このページを印刷してください」という時など、今までは紙に印刷することを躊躇っていたものでも簡単にiPhoneの中に印刷することができます。
仕事だけでなく、普段使いでも役に立つアプリなので、入れておいて損はありません。
【ACT Printer PC用専用ソフト】
【ACT Printer アプリ】
インターネットが普及したことで、なんでもスマートフォンやタブレットを通じて解決できてしまう時代を「贅沢」、「甘え」と呼ばれることがあるかもしれません。しかし、企業に勤める社会人はそんな時代の変化や流れに敏感でいなければならないのです。
さまざまな知識とスキル、対応力が必要な総務担当者は、視野も広く持たなければなりません。そのためには、役に立つアプリを使いこなすことも必要であると考えます。役立つアプリを活用し、より迅速で的確な仕事にしましょう。