オフィス移転は企業にとって大きなイベントであり、計画的に進める必要があります。しかし、必要な準備や手続きなどが多岐にわたるため、何をやるべきなのか整理できずに困っている方も多いのではないでしょうか。
今回は、オフィス移転をスムーズに進めるためのチェックリストを期間ごとにまとめて紹介します。このチェックリストを参考に、計画的に準備を進め、業務に支障をきたすことなく新しいオフィスでのスタートを切れるようにしましょう。
下記は、期間ごとのオフィス移転チェックリストです。
【オフィス移転6〜12か月までのチェックリスト】
・現オフィスにおける課題の明確化
・オフィス移転プロジェクトの発足
・移転スケジュールの策定
・現オフィスの解約予約
・オフィス移転を依頼する業者の選定
・原状回復の条件や費用の確認
・移転先のオフィスを決定
【オフィス移転3〜6か月前までのチェックリスト】
・オフィスのレイアウト決定
・内装の決定
・家具や什器、OA機器の手配
・業者との打ち合わせ
・工事の手配
【オフィス移転1〜3か月前までのチェックリスト】
・取引先への挨拶、各所への連絡
・社内周知
・ホームページや書類の住所変更
・移転先の施主検査
・移転に必要な手続き
【オフィス移転当日までのチェックリスト】
・搬出・搬入時の立ち会い
・物件の引き渡し
・ホームページでの告知
【オフィス移転後のチェックリスト】
・口座やクレジットカード情報の変更
・関係省庁へ届け出の提出
それぞれの詳細は下記で解説します。
まずは、オフィス移転6〜12か月前までにやることを紹介します。
※企業規模などにより必要期間が変わり、一般的には規模が大きいほど準備期間が延びる点にご留意ください。
オフィス移転は、単なる場所の変更ではなく、オフィス環境や業務効率の改善のチャンスでもあります。そのため、移転を検討する際には、まず現オフィスにおける課題を明確に洗い出すことが重要です。
現状のオフィスにどのような問題があるのかを把握した上で、オフィス移転が本当に必要なのか、移転によってどのような課題を解決できるのかを慎重に検討しましょう。
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オフィス移転に関する全体的な管理や調整のために、プロジェクトチームを立ち上げます。オフィス移転には、多くの関係者や業者との連携が必要となるため、専任のチームを組織して、スムーズに進行できるように体制を整えましょう。
オフィス移転にはさまざまな工程や手続きがともなうため、移転後の営業開始予定時期を基に逆算してスケジュールを策定することが重要です。スムーズな移転を実現するためにも、余裕のあるスケジュールを策定しましょう。
オフィス移転の際には、引越し作業や内装工事、設備搬入、IT関連の設定など、さまざまな作業を専門の業者に依頼する必要があります。各作業を個別の業者に依頼することも可能ですが、ワンストップですべてを任せられる業者を選ぶと便利です。
複数の業者との調整は、作業の進行が煩雑になり、全体のスケジュールに影響を与える可能性があります。また、複数の業者に依頼する場合、それぞれに費用を支払うことになるため、予算をオーバーするリスクも高くなります。
業者選定の際は、自社のニーズに合った業者を選ぶことが重要です。信頼性を確認するために、過去の事例や対応範囲をしっかりとチェックし、実績のある業者を選ぶと良いでしょう。
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オフィス移転を進める際には、現オフィスの賃貸借契約書を確認し、原状回復に関する条件や費用を詳細に把握しておくことが重要です。
原状回復費用は賃貸借契約書に定められた範囲内で借主負担になることが一般的ですが、契約内容によっては貸主が一部または全額を負担する場合や、他の費用と相殺できる場合もあります。そのため、契約内容を十分に確認し、不明点があれば貸主に相談すると良いでしょう。
また、物件によっては、原状回復工事を貸主が指定する業者に依頼しなければならないケースもある点に注意が必要です。
オフィス移転を進める上で、移転先のオフィスを決めることは最重要ステップともいえます。新しいオフィスを選ぶ際には、単に現在の条件を引き継ぐのではなく、移転方針をもとに求める条件を再確認し、慎重に検討しましょう。
解約予告時期を確認し、現オフィスの解約予約をしましょう。解約予約とは、賃貸借契約に基づき、契約を解除する意思を事前に通知することを指します。一般的には、オフィスの解約予告は解約日の6か月前までに通知する必要がありますが、賃貸借契約によっては異なる場合もあります。
したがって、解約予告期間については必ず契約書を確認しましょう。解約予約をせずに退去しようとすると、違約金や賃料の支払いが発生する場合があるため、早めに解約予約をしてスムーズに移転を進めることが大切です。
続いて、オフィス移転3〜6か月前までにやるべきことを紹介します。
※企業規模などにより必要期間が変わり、一般的には規模が大きいほど準備期間が延びる点にご留意ください。
レイアウトは、オフィス全体の雰囲気を左右するだけでなく、従業員同士のコミュニケーションや業務の流れに大きな影響を与えます。新しいオフィスのレイアウトを設計する際には、移転の目的や、移転後に実現したい働き方を十分に考慮しましょう。
会社の今後の在り方を反映させたレイアウトの決定は、従業員の働きやすさや業務効率の向上、企業のブランディングにもつながります。
内装は、オフィス全体の印象を大きく左右するだけでなく、働きやすさや快適性にも直結します。そのため、移転後に実現したいオフィスの雰囲気や、業務中の使いやすさなどを考慮しながら内装を決めましょう。
また、内装工事にかかる期間や費用は、工事範囲やデザインの内容によって大きく異なるため、事前に十分な計画を立てることが大切です。
レイアウトや内装の検討と並行して、家具や什器、OA機器などの手配を進めましょう。これにはデスクや椅子といったインテリアだけでなく、業務に欠かせない電話やインターネットなどの通信インフラも含まれます。
特に通信インフラは、移転直後からスムーズに利用できないと業務に支障をきたすため、早めの準備が必要です。また、トラブルが発生した場合に備えて事前に動作検証し、万全の状態で運用を開始できるようにしておきましょう。
オフィス移転をスムーズに進めるためには、依頼する業者との入念な打ち合わせが欠かせません。移転プロジェクト全体のスケジュールに影響を与えないよう、各業者が担当する作業範囲や工事期間、具体的な手順を事前に細かく確認しましょう。
原状回復工事や新オフィスの内装工事、設備工事の手配を進めます。また、このタイミングで、搬出・搬入や養生に関する工事申請が必要な場合は、忘れずに申請手続きをしましょう。
次に、オフィス移転1〜3か月前までにやるべきことを紹介します。
※企業規模などにより必要期間が変わり、一般的には規模が大きいほど準備期間が延びる点にご留意ください。
オフィス移転の約1か月前までには、取引先への連絡や挨拶を済ませましょう。挨拶状の郵送だけでなく、電話やメールを活用して直接フォローアップすることが大切です。また、金融機関や会計士事務所、所属団体などの関係各所への連絡も忘れないようにしましょう。
スムーズにオフィス移転を実施するには、社内へ周知することが大切です。移転にともなう業務への影響を最小限に抑えるため、丁寧な説明を心がけましょう。下記は、社内に周知したほうが良い内容です。
・移転の目的、理由
・スケジュール
・作業の分担表
・新オフィスの住所
・新オフィスの環境（レイアウト、内装、設備など）
・移転による業務変更や注意点、
・移転後の備品に関する取り扱い、施設利用のルール
・移転に関する問い合わせ先
現オフィスの住所が記載されている書類や備品をリストアップし、移転後速やかに変更できるよう準備します。住所変更が必要なものとして、下記があげられます。
・ホームページ：ヘッダーやフッター、お問い合わせページに記載された住所
・メール：署名やフッターに記載された住所
・印刷物：名刺、封筒、伝票、レターヘッドなど
・社判・印章：社判、印章、ゴム印など
・社員証：社員証に記載された住所
・各種書類：見積書、請求書、契約書など
・資料：会社案内やパンフレット
施主検査では、内装工事や設備が契約通りに仕上がっているかを確認します。トラブルを避けるため、事前に検査基準を図面や契約書に明記し、業者と日程を調整しておくことが重要です。「言った・言わない」の行き違いを防ぐためにも、詳細な記録を残しておきましょう。
オフィス移転にともない、法務局、年金事務所、社会保険事務所などへの届出が必要となります。それぞれの手続きの期限や必要書類を確認し、計画的に進めましょう。下記は、届出が必要な機関の例です。
・法務局
・都道府県税事務所
・税務署
・年金事務所
・警察署・運輸支局
・郵便局
・消防署
・労働基準監督署
・ハローワーク
・電話会社
・銀行・保険会社・クレジットカード会社
次に、オフィス移転当日までにやるべきことを紹介します。
移転当日は、現オフィスと新オフィスそれぞれで搬出・搬入に立ち会い、荷物や設備の状態を確認します。不明な傷や破損が発生した場合には、養生前に写真を撮影し、証拠を残すことでトラブルを未然に防ぐことができます。
すべての作業が完了したら、原状回復工事を終えた現オフィスを引き渡します。敷金や保証金の返還手続きも忘れないようにしましょう。
移転後の迅速な業務開始を支えるため、オフィス移転に関するお知らせをホームページに掲載します。新しい住所や電話番号の案内だけでなく、移転の理由や期待されるメリットを発信することで、企業イメージの向上にもつながります。
最後に、オフィス移転後にやるべきことを紹介します。
法人の銀行口座やクレジットカード情報の住所変更をします。銀行窓口やオンラインでの手続きができる場合が多いため、事前に方法を確認してスムーズに進めましょう。
税務署や社会保険事務所など、関係省庁への届出が必要です。下記は、オフィス移転後に提出が必要な書類とその提出先、提出期限です。期限内に提出し、手続きが滞らないようにしましょう。
| 書類名 | 提出先 | 提出期限 |
| 本店・支店移転登記申請書 | 法務局 | ・本店：移転日から2週間以内 ・支店：移転日から3週間以内 |
| 株主総会議事録（定款変更の場合） | 法務局 | 移転日から2週間以内 |
| 株主リスト（株式会社の場合） | 法務局 | 移転日から2週間以内 |
| 取締役会議事録または取締役の過半数の一致を証する書面（株式会社の場合） | 法務局 | 移転日から2週間以内 |
| 異動届出書 | 税務署 | 移転日から1か月以内 |
| 給与支払事務所等の開設・移転・廃止届出書 | 税務署 | 移転日から1か月以内 |
| 適用事業所名称・所在地変更（訂正）届 | 日本年金機構（年金事務所） | 移転日から5日以内 |
| 労働保険名称、所在地等変更届 | 労働基準監督署 | 移転日の翌日から10日以内 |
| 雇用保険事業主事業所各種変更届 | ハローワーク | 移転日の翌日から10日以内 |
| 雇用保険事業主事業所各種変更届事業主控 | ハローワーク | 移転日から10日以内 |
オフィス移転は企業の転換期ともいえる重要なイベントです。しっかりと計画を立て、段階的に準備を進めることで、移転作業をスムーズに進められます。取引先や社員との連携を大切にしながら、未来の成長を見据えた新オフィスでのスタートを迎えましょう。
