オフィス移転は、企業の成長や経営課題の解決を実現するために、オフィス環境の最適化を図る良い契機です。プロジェクトの成功の鍵は、オフィス移転のメリットとデメリットを理解した上で、周到な準備を行うことにあるといえます。今回は、オフィス移転のメリットとデメリットについて詳しく解説します。
まずは、オフィス移転で企業が得られるメリットを7つ紹介します。
なお、オフィス移転を進める際は、オフィス移転のメリットを踏まえ、自社の移転の目的や理由を明確化するプロセスが必要です。詳しくは、こちらの記事を参考にしてください。
「オフィス移転のよくある理由7選｜移転を成功させるポイントも解説」
オフィスの設備やデザイン、快適性は、従業員の定着だけでなく、優秀な人材の獲得にも影響を及ぼします。オフィスの移転をきっかけに、従業員がいきいきと働ける環境を整備できれば、求職者の目からみても魅力的な職場と映るでしょう。
例えば、働き方の自由度を高める多目的なオープンスペースやフリーアドレス制の導入は、求職者からの共感を得やすい試みです。働きたくなるオフィス環境の整備が企業の採用にもプラスに働き、結果として、優秀な人材の獲得につながります。
企業理念やビジョンが反映されたおしゃれなオフィスは、ブランディングにも効果的です。オフィス移転にともない、レイアウトや内装、照明、家具などの工夫で魅力的なオフィスへと変化を遂げれば、来訪したお客様や取引先、株主などに良い印象を残せます。
こうしたオフィスブランディングは、企業のメッセージを社内外に伝える手段として機能し、企業イメージやブランド価値の向上にも寄与します。
職場の人間関係に課題がある場合、移転を機にオフィス環境を改善することで、解決につながる可能性があります。従業員同士の自由な交流を促すオフィス環境は、社内コミュニケーションを活性化させ、相互の信頼感を育む上で重要な役割を果たすからです。
例えば、ミーティングやリフレッシュなどに利用できるスペースの設置は、自由闊達な意見交換や社内ナレッジの共有などを促進します。従業員同士の交流が深まるだけでなく、組織の結束力を高めるといったメリットも期待できるでしょう。
仕事内容や目的に合わせたオフィス活用は、業務効率を高めます。例えば、集中力を必要とする個人作業やクリエイティブな作業に活用されているのが、パーティションを設置した集中ブースです。
そのほか、自然とオフィス内を回るように設計された回遊型のレイアウトを採用すれば、他部署との関わりも多くなり、情報交換やアイデアの共有が促されるでしょう。社内連携を強化するオフィスづくりは、業務の無駄を減らし、生産性向上にもつながります。
おしゃれで清潔感のあるオフィスは、従業員の帰属意識と働く意欲を高める要素のひとつです。毎日のようにオフィスで業務にあたる従業員にとって、下記のような環境がストレスの原因となっている場合も少なくありません。
・照明や換気、室温などの適切な調整が行われていない
・周囲の雑音が気になる
・リフレッシュできる休憩場所がない
移転先のオフィスを機能的で快適な空間に一新することで、ストレスが軽減され、業務効率の向上も期待できます。
また、アクセスの良さも働きやすさに直結する要素です。例えば、駅近の立地は通勤の負担を軽減し、従業員の意欲やパフォーマンスに良い影響を与えるでしょう。
安全性の高いオフィスの選定は、BCP（事業継続計画）対策として機能します。ビルの耐震性能や管理会社の防災対策、ならびに周辺環境などを吟味した上で選ぶことにより、地震や台風などの被害を最小限にできるからです。
さらに、用途に応じてオフィス内のエリアを区分するゾーニングを取り入れることで、外部から社内情報を保護する空間セキュリティを強化できます。
リモートワークと出社を組み合わせたハイブリッドワークを実施する企業では、従業員全員の座席を確保する必要がなく、フリーアドレス制が採用されるケースもみられます。
その場合、より小規模で賃料の安いオフィスへの移転を検討することで、経費を削減することも可能です。
続いて、オフィス移転を検討する際にデメリットとなり得るポイントを解説します。
規模にもよりますが、オフィスの移転には多額の初期費用が発生します。敷金や礼金、仲介手数料といった移転先のオフィスの契約にかかる費用をはじめ、内装工事費や設備投資費、さらにはオフィス家具の購入費も必要です。
そのほか、旧オフィスの退去にかかる費用として、不用品の廃棄費用や原状回復工事費なども確保しておかなければなりません。
オフィスの移転時には、事前にこれらの費用の内訳を把握し、詳しい見積もりを算出した上で、資金計画を立てることが重要です。なお、オフィス移転で発生する費用については、こちらの記事で詳しく解説しています。
「オフィス移転を検討している方必見｜移転の流れや費用、成功事例まで徹底解説」
初期費用を抑える対策として、下記が考えられます。
複数の業者からの提案や価格を比較検討できる相見積もりは、相場感がわかるだけでなく、オフィス移転にかかる費用の概算にも活用されています。相場よりも安価で請け負う業者がみつかれば、移転費用を節約できます。
セットアップオフィスや居抜き物件を利用することで、内装工事や設備投資にかかる費用を軽減できます。
セットアップオフィスとは、内装やレイアウトが整った状態で提供される物件です。居抜き物件は、前の借り主が残した内装や設備をそのまま利用できる物件を意味します。
なお、オフィス移転にかかるコストを削減する方法については、こちらの記事もぜひご覧ください。
「オフィス移転のコストを削減するには？かかる費用の内訳も紹介」
一般的に、オフィス移転プロジェクトは、準備期間も含めると約1年と長期にわたります。その間に通常業務をこなしつつ、オフィスの移転準備を進めなければなりません。
プロジェクトのタスクは、移転スケジュールや資金計画の策定にはじまり、新オフィスや工事業者の選定、旧オフィスの原状回復、引っ越し準備など、広範囲にわたります。オフィス移転で発生する従業員の業務負担を軽減する対策としては、下記が有効です。
オフィス移転プロジェクトを円滑に進めるには、事前に必要なタスクをすべて洗い出した上で、段階的に準備を進めるための計画を立案する必要があります。12か月前、3か月前、1か月前などの期限を設けて、その時々でやるべきタスクを明確化しておきましょう。
こちらの記事では、オフィス移転の計画的な準備に役立つチェックリストを紹介しています。
「オフィス移転のチェックリスト！12か月前から移転後まで必要な準備を網羅」
判断が難しい事柄が出てきた場合は、専門家に相談するのもひとつの方法です。中でもオフィス移転コンサルは、業者によって専門領域は異なるものの、幅広い知見や最新の情報を有しています。プロの力を借りることで、最適な解決策を模索しましょう。
オフィス移転コンサルの選び方は、こちらの記事で詳しく解説しています。
「オフィス移転コンサルのメリット・デメリット、失敗しない選び方を解説」
経営視点ではプラスのオフィス移転も、従業員の視点からみると、必ずしも喜ばしい変化とは限りません。通勤時間が長くなることによる負担や、慣れ親しんだオフィスを離れることへの抵抗感などは、オフィス移転の際に従業員が抱きやすい不満の一因になります。
従業員の不満を軽減する対策として、下記のような方法が考えられます。
「何のための移転か」というオフィス移転の目的や意義を明確化し、わかりやすく説明することで、従業員からの理解や共感を得やすくなり、不満や抵抗感を低減できます。
また、目的が明確になると、新オフィスの設計や機能、コスト管理などの最適化が容易になるメリットもあります。
従業員同士の連携を促進し、オフィス移転に対する社内のさまざまな意見を吸い上げるためにも、プロジェクトのチームメンバーは、各部門から選出しましょう。
チーム内外の従業員から要望やニーズを丁寧に聞き取り、必要に応じて現場の意見を移転計画に反映させることで、全社的な理解や納得感を得やすくなります。
オフィス移転は、経営課題の解決や企業の成長を実現するための好機となる一方で、職場環境の悪化や、従業員の不満を招くリスクもあります。さらに、コスト管理を誤れば、財務状況にも影響を及ぼしかねません。
オフィス移転を含むオフィス戦略に課題を抱える企業様は、MACオフィスの「WEOマネジメント」をご活用ください。WEOマネジメントとは、お客様の便益の最大化を目的に、複数のシナリオの比較から、移転の要否も含めたトータルソリューションを提案する完全成功報酬型のサービスです。
中長期的な事業計画を踏まえ、費用や機能性、効果などを考慮した提案を行うため、従業員からの理解や納得感も得やすい点がメリットです。
移転にともなう工事費の削減、移転補償費の獲得だけでなく、既存オフィスへの残留も含めたさまざまな可能性を探り、コストメリットの拡大に尽力いたします。
移転を決定された場合は、専任コンサルタントがワンストップで対応するため、無用な手間をカットできます。フェーズごとに発生する業者探しも不要です。
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