オフィス移転は、企業の成長や発展の推進力となる一方で、多岐にわたる費用が発生するため、適切なコストコントロールが不可欠です。
今回は、オフィス移転で発生するコストの内訳とコスト削減の方法を詳しく解説します。計画的な移転で、費用対効果の高いオフィス環境を実現しましょう。
オフィス移転にかかるコストは、企業規模やオフィスの立地、移転の時期などによって変動します。最初に、一般的なコストの内訳と相場を解説します。
大規模オフィスビルや有名なビルの不動産取得にかかる費用相場は、家賃15か月分以上といわれています。内訳は下記の通りです。
| 費用項目 | 費用相場 | 備考 |
| 敷金 | 大手ビルでは、家賃12か月分程度 | 未納分の家賃や退去時の原状回復費用のための保証金 |
| 礼金 | 大手ビルではかからないことが多い | 貸主に支払う費用 |
| 仲介手数料 | 家賃の1か月分程度が一般的 | 仲介した不動産会社に支払う費用 |
| 保証委託金 | 大手ビルではかからないことが多い | 保証会社を利用する場合に支払う費用 |
| 火災保険料 | 2年契約で2万～3万円程度 | 物件の状態や補償内容によって変動 |
| 前家賃 | 家賃1～2か月程度 | 賃貸契約時に前払いする家賃 |
新オフィスの内装・設備にかかる費用は、物件の規模や内装によって変動するものの、大手ビルでは1坪あたり30万円以上が目安です。特に、ブランドイメージやコンセプトを反映させた内装を希望する場合は、相場を上回る可能性があります。
設備費用には、ネットワークや空調、電気などの整備費用が含まれます。例えば、サーバーやルーターなどのネットワーク機器、電話、複合機などの設置費用は、1坪あたり5万～15万円程度が目安です。
電気・電話・LAN工事には、1人あたり5万円以上かかるといわれています。なかでもLAN工事は、配管の長さやポート数によって差が出ます。1ポートあたり1万～4万円が一般的ですが、工事内容や業者によって異なるため、事前に確認が必要です。
また、床下の配線を整備するOAフロアの敷設工事には、1坪2万～5万円程度かかる例もみられます。什器を買い替える場合は、種類や数によって相場に開きはありますが、1人あたり5万～30万円程度が目安です。
オフィスの退去時には、入居時と同様の状態に戻す原状回復を行うことが基本です。築年数や使用状況などにもよりますが、通常、大手ビルに入っているオフィスで、坪単価15万～20万円程度の費用が発生するといわれています。
原状回復工事の内容は、天井や壁の塗装、床材やクロスの張り替え、照明器具の交換、設備の撤去、清掃など多岐にわたります。
なお、原状回復費用は敷金から差し引かれることが一般的ですが、敷金を上回るケースでは、追加の費用が発生する場合もあります。
引越し費用は、荷物の内容や量、運搬距離などによって変動します。引越し費用のうち、資材や機器を運ぶために必要な運搬費は、1.2万～2.0万円/坪が目安です。
ただし、階段やエレベーターで運搬できない物、重量物、専門技術を要する複合機などの搬入には、クレーン作業や昇降機などの利用で追加費用が発生します。さらに、オフィス移転の需要が高まる年度末や秋口などの繁忙期に、料金が上昇する傾向があります。
上記以外に、名刺やパンフレット、会社案内、封筒などの印刷物は、新しいオフィスの連絡先を記載して作り直さなければなりません。移転先で使用するIDカードやセキュリティカードなども同様です。
そのほか、オフィス移転にともない、不要となるオフィス家具やOA機器、資料、書類などの不用品廃棄費用も考慮する必要があります。
オフィス移転にかかるコストが当初の想定を超える原因としては、次のようなことが考えられます。
・立地や物件の条件を優先し過ぎたために賃料が高くなった
・工事が長引き、新旧オフィスの両方で賃料が発生した
・契約時に、原状回復の工事範囲が適正か確認しなかった
・業者選定の権限がなく、原状回復のトータルコストが高くなった
・電気工事・空調設備などで追加費用が発生するような物件を選定している
このように、さまざまな領域・段階でコストがかさんでいくのがオフィス移転です。発生するコストの抑制には、先々を見込んだ物件の選定をはじめ、工事内容の最適化や計画段階からの綿密なコストコントロールが欠かせません。
多岐にわたるオフィス移転のコストを、具体的にどのような方法で削減すれば良いのでしょうか。続いて、オフィス移転のコスト抑制に役立つ方法を紹介します。
内装・設備費用を削減する手段として、居抜き物件の活用があげられます。前の借主が残した内装や設備をそのまま引き継ぐことで、工事費用を大幅に削減できる点がメリットです。
同様に、セットアップオフィスを活用すれば、内装・設備費用を抑えられます。セットアップオフィスとは、内装工事がすでに完了している賃借物件です。工事費用を抑えられるだけでなく、移転にかかる期間も短縮できます。
なお、現在のオフィスを居抜きで退去できれば、原状回復にかかる費用の削減にもつながります。ただし、貸主の承諾に加え、次の借主とのトラブル防止を目的に、残していく設備や備品などの責任範囲を明確にしておくことも必要です。
また、原状回復の義務が引き継がれるため、次の借り手が見つからない場合は、原状回復の工事を行わなければなりません。居抜きでの退去を希望するのであれば、早めに申し出て準備や手続きを行うと良いでしょう。
オフィス環境を一新するべく、什器の買い替えを検討する企業は少なくありません。
しかし、オフィス移転のコスト抑制を優先したいのであれば、オフィス家具や備品などは再利用することをおすすめします。新しい什器の購入費だけでなく、古い什器の処分にも廃棄費用が発生するためです。
継続使用が難しい什器類は、不用品として売却できないか検討してみましょう。ただし、売却した場合は、什器類が固定資産として計上されているか否かで会計処理の方法が異なります。また、機密情報や個人情報などの外部流出にも十分留意しなければなりません。
引越し費用は、需給バランスに大きく左右されます。つまり、料金が高騰する繁忙期を避けたスケジュールを立てれば、大幅なコスト削減が期待できるということです。
一般的に、オフィス移転の繁忙期は、決算期や節税対策などの影響で、1～3月および9月～12月に集中しやすいといわれています。
可能であれば、閑散期となりやすい6～8月に移転を計画するのも選択肢のひとつです。閑散期であれば、コスト削減だけでなく、スケジュールの調整も柔軟に行いやすくなります。
従業員が自宅で働く在宅勤務制度や、固定の座席を指定せず、空いているスペースを自由に利用できるフリーアドレスの導入も、コスト削減に効果的です。
これらの方法は、オフィス移転のコストだけでなく、オフィス維持費も大幅にカットできる可能性があります。例えば、常駐の従業員が減少する分、必要な座席数や備品が減るほか、スペースの縮小も図れることからオフィス賃料の削減を見込めます。
また、オフィススペースが狭くなることで、照明、空調などにかかる光熱費の削減を見込める点もメリットです。
オフィス移転で発生する工事費用の削減方法や適正なオフィスの選定に迷ったら、プロへの相談が有効な手段となります。
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オフィス移転は、各段階でさまざまな費用が発生します。計画を十分に立てずに進めると、思わぬところで高額な出費が必要となるかもしれません。そのため、綿密なプランニングが成功の鍵となります。
コスト削減の手段としては、居抜き物件やセットアップオフィスの活用、什器の再利用や売却、繁忙期を避けた移転、在宅勤務・フリーアドレスの導入などがあげられます。
費用対効果の高いオフィス移転を実現するためには、計画段階からの適切なコスト管理が不可欠です。コスト削減を含め、オフィス移転に関するさまざまな判断に迷った際は、豊富な知識と経験を持つ専門家へ相談することを検討してみましょう。
